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Sous-traitance: les doublons de date, suractivité.

Comment faire appel à un confrère, une consoeur, un stagiaire ?

Vous êtes nombreux à nous demander conseil et avis sur « comment faire appel à un confrère / une consœur et à quel prix le / la rémunérer ? » doublons

Nous n’avons de cesse de le dire, les couples qui font appel à un Wedding-Planner sont toujours plus nombreux chaque année, chaque saison qui passe !

Chaque année, il y a aussi beaucoup de nouveaux Wedding planners sur le marché, quand en parallèle, les Wedding-Planners présents sur le marché depuis quelques années ont acquis en expérience. stagiaire wedding-planner

Bonne nouvelle : tout ceci est excellent pour l’économie du mariage. doublons

D’un côté il y a la demande grandissante des clients pour les services de wedding-planner et de l’autre des wedding-planners solo-entrepreneurs – ou en société – qui peuvent, doivent cohabiter et rassembler leurs forces.

Aussi pour faire face à un surcroît d’activité  il y a soit l’embauche, soit le recrutement d’un stagiaire, soit la sous-traitance. doublons

Quand l’embauche semble encore très compliquée et onéreuse, le recrutement d’un stagiaire est hasardeux, et la sous-traitance semble être alors la solution idéale.  doublons

Petit tour d’horizon du cadre légal à mettre en place, des tarifs à pratiquer, et des comportements sains à mettre en œuvre pour une activité pérenne et un échange gagnant /gagnant. stagiaire wedding-planner

P.S : Oui, j’aurais pu me contraindre à ne traiter que la partie « confrère/consoeur », mais vous donner une vision d’ensemble me semble (toujours) plus judicieux. stagiaire wedding-planne

Que voulez-vous, on ne se refait pas ^^ doublons

I. Définir la mission.  doublons

Avant de partir bille en tête et vivre votre excitation à plein régime, il faut prendre le temps de bien définir la mission. stagiaire wedding-planner

Personnellement, c’est ce qui me demande à chaque fois le plus de temps! J’y passe un temps fou même.

Mais une fois que j’ai défini mes besoins > je peux définir la – ou les – mission(s) que je dois confier. Et là, c’est juste parfait!

Il est évident que la notion de durée de la mission est à prendre en compte dans le choix de la voie du recrutement. Vous n’aurez pas les mêmes besoins si vous recrutez pour un doublon de date que pour une période de sur-activité.  doublons

Prenez le temps de la réflexion. Faites une liste pour, une liste contre, faites une liste comme vous le voulez, mais faites vos propres notes, liste. Vous êtes wedding-planner. Les bullets list sont vos meilleures amies. (Perso, j’en suis névrosée, j’avoue!) stagiaire wedding-planner

I. Embaucher un salarié.  doublons

Autant commencer fort, n’est-ce pas ? Embaucher quelqu’un n’est pas ce qui est le plus pratiqué dans notre milieu. doublons

Pourquoi ?

Parce que cela coûte cher – les charges patronales sont importantes. Parce que c’est également un système qui est lourd. Les droits d’un salarié est très encadré. C’est une structure très propre et très nette que vous allez devoir offrir à votre sauveur.

Séduit par ce schéma ? Voici donc les trois questions que vous  devez vous poser pour faire votre choix :)

Qui > Quel profil ?

L’idée n’est pas de trouver votre clone. Aussi tentant et flatteur que ce soit, cela ne fonctionnera pas longtemps. Vous avez fait le choix d’être chef d’entreprise. La personne que vous allez recruter n’a pas fait ce choix-là.

Ne vous méprenez pas. Je ne fais en aucun cas une lutte des classes ^^.

Un profil issue de l’hôtellerie / la restauration si vous avez un besoin d’aide physique, où l’endurance est de mise. C’est idéal en période de sur-activité par exemple. Cette personne sera votre meilleure alliée au pic de l’activité. Vous pourrez souffler, physiquement. Pour durer, il faut ménager la monture. Croyez mes paroles de quadra!

Un profil de secrétaire / assistante de direction si vous avez besoin de déléguer des tâches qui ne sont pas des missions de terrain. doublons

Un profil de chef de projet si vous souhaitez travailler à deux sur les projets / les contrats que vous avez.

Comment ?

Auprès du Pôle Emploi de votre ville (où la ville la plus proche).

Pensez également aux agence d’interim. Elles foisonnent de personnes qualifiées, flexibles et habituées à la caméléon-attitude.

Une bonne utilisation de LinkedIn peut aussi être efficace et personnalisée. Encore très mal utilisé en France dans l’industrie du mariage, c’est pourtant un réseau pro qui n’a pas son pareil. Un nouveau design rend son utilisation encore plus sympa. doublons

À quel prix ?

Pas de place ici à l’improvisation. Il y a des lois, et un tarif minimum horaire selon les conventions collectives, la durée du contrat…

Vous l’avez compris: vous allez devoir estimer le nombre d’heures de travail dont vous aurez besoin. Bonne nouvelle, c’est à faire une fois que vous avez terminé de définir les missions, un peu plus tôt dans le processus^^

II. Recruter un (e) stagiaire.

Le stagiaire a ceci de parfait qu’il est demandeur et très excité par une aventure professionnelle dans le mariage. Ils ont plein de paillettes dans les yeux. Ils s’imaginent très souvent que le job de wedding-planner est toujours glamour, même s’ils sont conscients que gérer une entreprise est difficile.

Sachez :  doublons

• qu’un stagiaire – pendant son années scolaire – ne peut pas effectuer un stage de plus de 6 mois – renouvellement compris.
• Vous devrez être défini comme étant son tuteur.
• Vous ne pouvez pas recevoir plus de 3 stagiaires à la fois (pour toute entreprise de moins de 20 salariés)
• Vous allez signer une convention avec l’école qui forme le stagiaire et chaque mission sera consignée, scrupuleusement.
• Pour un stage de plus de 2 mois, comme pour tout salarié, vous devez prévoir des périodes légales d’autorisation d’absence, et des périodes possibles de congés.

Qui > Quel profil ? doublons

Le profil du stagiaire idéal.. Haaannn.. vaste programme.

Il y a ceux qui font une école de commerce, ceux qui sont en hôtellerie/restauration.

Ce sont les filières les plus demandeuses de stage avec des agences événementielles ou avec des wedding-planners.

Comment ?

En général, les candidatures spontanées sont nombreuses pour peu que vous communiquiez sur les réseaux sociaux ou que votre page « contact » de votre site web soit engageante.

Vous pouvez également contacter des écoles supérieures de commerce. Ils ont plusieurs « rentrées » par an.

Prenez le temps de consulter les profils. Passez des entretiens.  doublons

Prenez le temps: car à la différence d’un salarié que vous recruteriez, vous avez une mission implicite avec le stagiaire > le conforter dans son choix d’orientation à l’issue de ses études.

Oui, vous avez le pression ^^!

À quel prix ?

Pour un stage de moins 2 mois, la gratification du stagiaire n’est pas obligatoire. Sic > Pour éviter le « sic », sachez que rien n’empêche le geste financier ^^

Pour un stage de 2 mois consécutifs ou pour un stage supérieur à 2 mois ou non d’une même année scolaire / année universitaire, le taux horaire pour cette année 2017 est de 3,60€. (Cela représente 15% du plafond horaire de la Sécurité Sociale – c’est toujours bien d’avoir cette info ^^)

Sur une base de 35h / semaine, la gratification de stage est alors de 544,40€ pour un stage qui a lieu en Juin / Août / Septembre (avec 22 jours ouvrables) alors qu’en Juillet, la gratification sera de 504€ (avec 20 jours ouvrables).

Ce sont les heures au réel qui sont gratifiées.

Enfin, sachez que la gratification se perçoit par le stagiaire dès le premier jour de stage et non à la fin du mois, comme pour tout salarié. Hey hey! Oui.. Loi du 10 juillet 2014. Elle a été créée et votée pour favoriser le développement des stages.

Dernier point : on ne parle pas de rémunération pour un stage, mais bien de gratification. #légalité #termejuridique – La gratification n’est pas soumise à impôt sur le revenu. Détail qui aide à comprendre la différence et surtout l’importance d’employer le bon terme. 

III. Sous-Traiter un confrère / une consoeur

Voici enfin une tendance qui commence à fleurir pour mon plus grand bonheur.

La notion de confrère / consoeur  est palpable – ENFIN!

Ne plus se regarder en chien de faïence, de loin, en faisant semblant de ne pas se connaître. Au contraire: prendre contact, créer des liens professionnels. Ok, tout le monde ne nous plaira pas et nous ne plairons pas non plus à tout le monde. Heureusement! Cela doit être fatiguant d’être populaire comme Minnie ^^

Plus sérieusement, il est enfin possible d’accepter un doublon de date pour des clients dont le coup de coeur est réciproque. Il est enfin possible de travailler en délégation.

Qui > Quel profil ?

Et bien pour cette question, et donc sa réponse, le wedding-planner que vous allez sélectionner doit correspondre en tout point à… vous ^^

• Vous êtes réservé ? >> ne sélectionnez pas quelqu’un qui est extraverti.
• Vous avez plus de 15 mariages dans les pattes ? >> ne sélectionnez pas quelqu’un qui n’a jamais organisé de mariage de A à Z.
• Vous devez trouver « votre autre ». Vous devez avoir confiance – Oui, je sais; ce n’est pas une mince affaire.

Vous ne saurez qu’une fois le mariage réalisé si vous aviez visé juste ou non.

N’hésitez pas à faire appel à un confrère / une consoeur qui n’est pas forcément sur votre « territoire ». Il est parfois intéressant de faire voyager celui ou celle qui va devoir coordonner le mariage que vous avez planifié avec vos clients. Vous envisagerez ensemble les coûts de trajets / en rationalisant avec  les enjeux du mariage à confier.

Enfin, questionnez le candidat potentiel sur ses méthodes de travail. Vous devez être dans la même veine :-)

Comment ?

Votre réseau. « Tout simplement ». Il est difficile de confier ses propres clients à quelqu’un. Surtout si le doublon est pour coordonner le jour du mariage. N’est-ce-pas ?

Le bouche-à-oreilles est pertinent. Vous avez très certainement un partenaire à qui vous pouvez demander un ou deux noms de confrères / consoeurs. Le traiteur est certainement le professionnel le plus à-même de vous aider. C’est le professionnel du mariage qui réalise le plus grand nombre de mariages par saison, et qui côtoient donc plusieurs wedding-planners. Il pourra « estimer » votre potentiel de compatibilité ^^

À quel prix ?

La grande question, n’est-ce pas? Toujours délicat de parler prix à un confrère, une consoeur ? J’ai remarqué que, dans les confidences qui m’ont été faites, 9 fois sur 10 les missions étaient « trop » payées.

Alors, pour estimer le bon prix, c’est un processus de réflexion que vous devez suivre.

Car la règle NUMERO #1: c’est à vous, qui proposez la mission, de fixer le tarif. Le wedding-planner est libre d’accepter ou de refuser, mais vous devez être certain que vous avez fixé le bon prix.

Règles NUMÉRO #2, #3, #4… à prendre en compte pour déterminer le prix pour une coordination confiée en doublon :

• le tarif de la prestation que vous avez vendu à vos clients.
• la charge de travail que vous allez confier.
• le % de faisabilité du projet sans lui/elle (Vous devez vous poser la question suivante: « est-ce que je peux accepter le contrat de ces nouveaux clients si je ne prends pas une personne pour me suppléer le jour du mariage)
• le taux d’implication du wedding-planner.
• la complexité du mariage (nombre de sites à gérer le jour même, le nombre d’invités, le nombre de professionnels à gérer, le nombre de langues à parler…)

En aucun cas, vous ne vous baserez sur son tarif à lui / à elle de coordination. C’est vous qui « embauchez ».

Ne soyez pas gourmand !

>> ne proposez pas un tarif ridicule non plus. Votre nom est en jeu. La satisfaction des clients : c’est à vous quelle reviendra… ou pas !

Enfin, ne partez pas les dents serrés. L’échange est primordial. Le wedding-planner que vous allez choisir aura une pression supplémentaire. Il/Elle ne connait pas vos méthodes de travail. Certes, la date n’était pas vendue pour lui/elle jusqu’à lors, mais ce n’est pas une raison pour sous-estimer son implication.

Détail important : #Légalité. Si le wedding-planner que vous avez sélectionné est en micro-entreprise (auto-entrepreneur), assurez-vous que la rémunération totale que vous lui verserez sur l’année ne soit pas supérieure à  son chiffre d’affaires sans vous. C’est illégal car assimilé à du travail dissimulé. En même temps.. c’est logique non ? :p

Good Luck et surtout plein de réussites à vous dans cette démarche de recrutement. Car si vous êtes dans cette situation, c’est que le bon, le très bon est à votre porte ^^

Much L.Ø.V.E.

M.

Et vous, vous faites comment ? Vous êtes vous reconnu(e) dans une ou plusieurs de ces situations ? Partagez vos recettes qui vous permettent de vous en sortir ici en commentant. Ou au contraire, quelle est la difficulté qui vous effraie le plus ?

Muriel Saldalamacchia a été nommée « Industry Leader » à de nombreuses reprises à l’occasion de congrès internationaux dédiés à l’industrie du mariage auxquels elle a participé en tant que conférencière. 

Dans l’industrie du mariage depuis 2008, Muriel est wedding-planner spécialisée dans les mariages de Destination et vis avec son mari et leurs enfants entre la Provence et Manhattan. Avec son école de formation dédiée aux wedding-planner et ce site de conseils, elle aide les entrepreneurs à vivre sereinement de leur passion en les faisant grandir, sur les voies de la passion, du travail, et de l’éthique.

Retrouvez ses articles et autres points de vue sur son site dédié aux wedding-planner francophones www.reussirdanslemariage.com.