De la gestion des emails à la coordination jour J : tous les outils pour une organisation réussie par une wedding planner experte depuis + de 16 ans.
Muriel Saldalamacchia
Planner, Speaker et autrice du livre business à succès La Méthode Anti-Ghosting publié en 2020, Muriel c'est plus de 3.000 ressources écrites depuis 2011!
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Table des matières
Hey !
Tu sais ce qu’on me demande le plus souvent ? « Muriel, comment tu fais pour gérer tous tes mariages, tes diverses activités ET l’académie sans perdre la tête ? » 😅
La réponse est simple : J’adore avoir pleins de défis à gérer en même temps, et je rends cela possible grâce à une organisation en béton et les bons outils ! Après 16 annéess d’expérience dans l’organisation de mariages, je vais te dévoiler ma stack technologique complète pour 2025. Attache ta ceinture, on part pour un tour d’horizon détaillé de tous mes outils préférés ! Finalement, il n’y en a pas tant que çà en plus.. Tu peux facilement te les approprier.
Le savais-tu ? En tant que wedding planner, avoir les bons outils peut faire la différence entre une journée stressante et une organisation fluide qui te permet de briller. 🌟 Ça parait bateau lu comme çà, juste une fois, mais fais-en ton mantra. Tu dois vraiment être convaincue par cette phrase !
1. Gestion des Emails : Le Nerf de la Guerre
Le savais-tu ? Un.e wedding planner reçoit en moyenne 50 à 100 emails par jour ! C’est pourquoi avoir une gestion d’emails bien huilée, c’est comme avoir un assistant personnel 24/7.
Fini les emails perdus ou oubliés, voici comment je garde ma boîte de réception sous contrôle tout en maintenant une communication professionnelle avec mes clients et prestataires. 📧
P.S: ta boite spam doit être « ouverte » et consultée de la manière manière que ta boite principale ^^
Mailbutler : 155€/an
- Interface intuitive avec Mail Apple
- Fonctionnalités de suivi des emails
- Rappels intelligents
- Parfait pour la gestion des relations clients.
Mail Apple – inclus sur appareils Apple
- Intégration native avec l’écosystème Apple
- Organisation simplifiée
- Synchronisation parfaite avec tous mes appareils
2. Communication Clients : Le Cœur de Notre Métier
La magie d’un mariage réussi commence par une communication fluide et transparente. Dans un monde où l’instantanéité est reine, tes outils de communication doivent être aussi réactifs que toi !
Voici ma sélection d’outils qui m’aident à maintenir ce lien précieux avec mes clients, tout en gardant une organisation impeccable. 💌
Aisle Planner – 66€/mois pour 15 dossiers
- LA plateforme dédiée aux wedding planners
- Interface professionnelle et complète
- Gestion intégrée des projets de mariage.
WhatsApp Business – Gratuit
- Communication instantanée et professionnelle
- Création de listes de diffusion
- Parfait pour les échanges rapides avec les clients et prestataires.
Calendly – $10 / mois
- Prise de rendez-vous automatisée
- Synchronisation avec Google Agenda
- Image professionnelle garantie.
Zoom – 149,90€ / an
- Visioconférences bi-hebdomadaires avec mes couples
- Partage d’écran pour les présentations
- Qualité vidéo optimale
Participe à ma prochaine masterclass
3. Gestion de mon Temps : La Clé du Succès
Entre les rendez-vous clients, les visites de lieux, les réunions prestataires et la gestion de projet, le temps file à une vitesse folle !
La différence entre un wedding planner stressé et un wedding planner serein ? Une gestion du temps maîtrisée !
Découvre comment j’organise mes semaines pour être efficace sans être débordée. ⏰
Google Agenda – Google Workspace 9,90€/mois
- Planning hebdomadaire structuré
- Blocs de temps dédiés :
- Lundi & Vendredi : Entreprise, réseaux sociaux, communication
- Mardi, Mercredi, Jeudi : Rendez-vous clients
- Synchronisation parfaite avec tous les appareils
- Code couleur intuitif pour différencier les types d’activités
L’éducation change le monde
C'est pourquoi depuis 2022, nous nous engageons chaque année à reverser 5% de nos ventes (hors e-learning) à cette ONG chère à mon coeur.
4. Gestion de ma Vie Entrepreneuriale
Être wedding planner, c’est aussi être chef d’entreprise ! Cette double casquette demande une organisation sans faille.
Après plus de 16 ans d’expérience et des centaines de mariages organisés, j’ai enfin trouvé LA combinaison d’outils parfaite pour gérer mon entreprise comme une pro.
Prête à découvrir mes secrets ? 💼
Notion – version gratuite pour le moment
- Organisation complète de l’entreprise
- Templates personnalisables
- Collaboration facilitée avec l’équipe
- Base de données centralisée.
Le savais-tu ? Comme le partage Anaïs Ambrosi de l’agence Wed’Love : « Notion est un outil en phase d’exploration pour beaucoup d’entre nous, mais qui promet une organisation révolutionnaire ! »
Google Drive
- Suivi CA/Objectifs en temps réel
- Partage facile des documents
- Historique des versions
- Collaboration en temps réel
Vos témoignages 5*
5. Gestion des Projets Clients
C’est LE cœur de notre métier ! Un projet de mariage, ce sont des heures de travail et des milliers de détails à gérer.
Sans les bons outils, c’est mission impossible !
Voici comment je transforme ce qui pourrait être un chaos total en une organisation millimétrée.
Et bonus : mes clients adorent TOUS voir à quel point tout est structuré ! 📋 « hey babe! Tu me payes aussi pour çà ! »
Aisle Planner
Fonctionnalités essentielles :
- Checklist complète
- Gestion des invités
- Timeline détaillée
- Layout professionnel
- Suivi budgétaire
Google Drive pour la Gestion Documentaire
- Livre de Projet personnalisé. (pour faire signer le prospect et qu’il devienne ton client ^^)
🌟 Témoignage de Cassandra Albertini-Tchissambou wedding planner de l’agence Cassandra Wedding Planner : « Mon outil préféré est sans nul doute le livre de projet. C’est un outil puissant pour séduire nos prospects et qui permet une signature à coup sûr. […] Aujourd’hui, je peux affirmer que c’est un indispensable qui fait la différence ! »
- Tableaux comparatifs (lieux, traiteurs)
- Final run
- Organisation par dossiers clients.
Le savais-tu ? J’ai créé une formation en ligne dédiée à la création et l’utilisation du Livre de Projet ! Si tu veux maîtriser cet outil indispensable, je t’invite à découvrir ma formation complète ici
Apprendre à fixer ses prix
147€
Paiement en ligne sécurisé
6. Gestion des Réseaux Sociaux
Dans notre industrie, l’image est tout ! Les réseaux sociaux sont devenus notre plus belle vitrine et notre meilleur outil de prospection.
Mais comment créer du contenu régulier et qualitatif sans y passer des heures ?
Je te dévoile mes outils préférés pour briller sur les réseaux tout en optimisant mon temps. 🌟
Meta Business – Gratuit
- Planification des posts
- Analyse des performances
- Gestion publicitaire optimisée
- Programmation sur Instagram et Facebook.
Canva – 107,99€ / an
- Création de visuels professionnels
- Templates personnalisés
- Bibliothèque d’images
- Collaboration équipe facilitée.
Cap Cut Pro – 67,99€ / an
- Création de visuels videos.
7. Coordination Jour J
Le grand jour est arrivé ! C’est le moment où tous nos mois de préparation prennent vie. Un mariage réussi, c’est 80% de préparation et 20% d’exécution.
Mes outils de coordination jour J sont mes meilleurs alliés pour transformer le stress en sérénité. Découvre comment je gère les imprévus tout en gardant le sourire ! 🎯
Le savais-tu ? En tant que formatrice depuis 2011, j’ai pu observer que les wedding planners qui réussissent le mieux sont ceux qui maîtrisent parfaitement leurs outils. C’est pourquoi dans mes formations, j’accorde une place importante à la maîtrise de ces outils essentiels !
=> J’ai créé une formation spéciale dédiée à la coordination jour J ! Découvre tous mes secrets pour une organisation parfaite sur ici
Google Drive
=> Création du Fichier Coordination Jour J
- 6 à 12 onglets détaillés
- Timing minute par minute
- Contacts d’urgence
- Check-lists spécifiques
Conclusion
Voilà ! Tu as maintenant tous mes secrets d’organisation pour 2025 ! Ces outils sont le fruit de plus de 16 années d’expérience et d’optimisation continue. Ils m’aident à offrir un service d’excellence à mes clients tout en gardant une organisation impeccable.
Et toi, quels sont tes outils préférés ? As-tu testé certains de ceux que je viens de partager ? J’adorerais avoir ton retour d’expérience dans les commentaires ! 💕
MUCH L.Ø.V.E.
Muriel
2 réponses
Avec plaisir Aurélie!! Aisle Planner gère le planning jour J (c’est « Timeline »). Mais je n’ai jamais trouvé mieux que mes plannings Jour J. Je crois qu’avec AislePlanner je te peux te parrainer pour un essai . Envoi moi un mail si cela t’intéresse :)
Hello Muriel, merci pour ces « tips » ! Je ne connaissais pas Mailbutler, je vais aller voir du coup. Cela m’a donné envie de découvrir Aisle Planner mais j’avoue que je préfèrerai un logiciel qui propose aussi le planning jour J (à moins que ce ne soit toi qui ait décidé de ne pas utiliser cette fonctionnalité du logiciel et qui ait préféré construire un document spécifique pour gérer cette partie ?) ; cela dit, j’utilise WeddingPlan actuellement et il y a quelque chose qui me manque dans ce logiciel, mes clients me disent souvent qu’il n’est pas évident à prendre en mains, et la partie plan de salle pourrait être améliorée donc pourquoi pas en changer.