Comment j'ai survécu à ma première haute saison de wedding planner
Muriel Saldalamacchia
Planner, Speaker et autrice du livre business à succès La Méthode Anti-Ghosting publié en 2020, Muriel c'est plus de 3.000 ressources écrites depuis 2011!
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Table des matières
🎯 Introduction
🌟 Hey! Installe-toi confortablement, prends ton café (ou ton verre de vin, je ne juge pas 😉), parce qu’aujourd’hui, je vais te raconter une histoire. Pas n’importe laquelle : celle de ma première haute saison en tant que wedding planner, en 2009.
Tu sais, cette époque me semble presque préhistorique maintenant – pas d’Instagram pour « checker » ce que font les autres (il n’existait même pas!), pas de Pinterest pour s’inspirer, pas de groupes Facebook pour demander de l’aide. On était seuls, vraiment seuls, avec nos questions, nos doutes et nos petites victoires célébrées en silence.
2009, donc. J’avais décidé de me lancer dans l’aventure du wedding planning, portée par ma passion et… beaucoup d’innocence, soyons honnêtes. Je me revois encore, assise à mon bureau, regardant mon agenda qui commençait à se remplir pour l’été, avec ce mélange d’excitation et de terreur pure dans le ventre. « Dans quoi je me suis lancée? » était probablement la phrase qui tournait en boucle dans ma tête.
Ce que je vais te raconter aujourd’hui, c’est l’envers du décor. Pas la version lissée qu’on voit maintenant sur les réseaux sociaux, mais la vraie – celle avec les cernes, les moments de doute, les victoires inattendues, et oui, même les petites catastrophes qui font maintenant de super anecdotes (mais qui, sur le moment, m’ont fait frôler la crise cardiaque 😅).
Tu vas découvrir comment j’ai géré (ou plutôt tenté de gérer) mes premiers mariages, comment ma famille a survécu à ce chamboulement total de notre vie, et surtout, toutes les leçons que j’en ai tirées. Parce que si je peux t’éviter quelques-unes des erreurs que j’ai faites, alors partager cette histoire en vaut vraiment la peine.
Dans cet article, je vais tout te dire : les systèmes d’organisation que j’ai dû créer dans l’urgence, les crises de panique à 3h du matin, les solutions trouvées parfois par miracle, et même comment j’ai appris (difficilement) à préserver ma vie de famille au milieu de ce tourbillon.
Prête pour ce voyage dans le temps? Attache ta ceinture, ça va secouer – mais je te promets que tu en sortiras avec des conseils concrets, des astuces testées et approuvées, et peut-être même un peu plus confiante pour ta propre aventure.
🎭 PARTIE 1 : BIENVENUE DANS LES COULISSES DU CHAOS ORGANISÉ
La réalité d’une première saison de mariage, c’est comme découvrir un nouveau sport extrême : tu penses connaître les règles, mais une fois sur le terrain, tout est différent. Laisse-moi te plonger dans ce que personne ne te raconte vraiment.
💫 Le Bureau Qui Devient QG de Guerre
En 2009, mon bureau était… disons… particulier. Pas de jolies photos Pinterest d’organisation minimaliste à l’époque. C’était un mélange entre une papeterie qui aurait explosé et les archives de la NASA :
• Des Post-it PARTOUT (et je veux dire PARTOUT) :
- Sur mon écran d’ordinateur
- Sur mes murs
- Sur mon frigo
- Même sur mon miroir de salle de bain (oui, les meilleures idées viennent sous la douche!)
• Des classeurs qui se reproduisaient la nuit :
- Un par mariage (évidemment)
- Un pour les prestataires
- Un pour les urgences
- Un pour les plans B (qui est rapidement devenu mon meilleur ami).
🌪️ Le Chaos Mental (ou Comment Mon Cerveau a Appris à Danser la Salsa)
Les nuits étaient… intéressantes. Mon cerveau avait développé une nouvelle compétence : le replay nocturne de chaque détail.
• 3h du matin, mes pensées typiques :
- « Est-ce que j’ai bien confirmé l’heure avec le fleuriste? »
- « Et si la mariée est allergique aux pivoines? »
- « Le plan B du plan B est-il vraiment suffisant? »
• Les Rêves/Cauchemars Récurrents :
- Les mariés qui arrivent… mais je suis en pyjama
- La pièce montée qui fond (en plein hiver!)
- Le prêtre qui ne vient pas (alors que c’était un mariage civil 🤦♀️).
⏰ La Gestion du Temps Version Première Saison
Parlons de ma plus grande illusion : croire que je pouvais tout gérer en respectant des horaires « normaux ».
• La Réalité de Mes Journées :
- 5h : Réveil en panique pour vérifier mes mails
- 7h : Début officiel de la journée
- 23h : « Encore 5 minutes et je termine »
- 1h : Toujours au bureau, en train de peaufiner des détails
• Les Leçons Apprises Dans la Douleur :
- Le temps prévu × 2 = le temps réel nécessaire
- Une marge d’erreur n’est pas un luxe, c’est une nécessité
- Tout ce qui peut mal tourner… tournera mal (merci Murphy!).
🔧 Les Solutions de Survie Développées
• Le Système des Trois B :
- Basique : les tâches indispensables
- Bonus : ce qui serait bien de faire
- Bye-bye : ce qu’on peut laisser tomber sans drame
• La Règle des 15 Minutes :
- Si une tâche prend moins de 15 minutes, la faire immédiatement
- Évite l’accumulation des « petites choses »
- Crée un faux sentiment de productivité (mais hey, ça aide!)
• Le Kit de Survie Personnel :
- Une trousse « jour J » digne d’une unité tactique
- Des chaussures de rechange (les plus moches mais les plus confortables)
- Des barres énergétiques (beaucoup, beaucoup de barres)
- Un téléphone de secours chargé (parce que oui, j’ai appris ça aussi à la dure).
🎯 Les Apprentissages Clés de Cette Période
- L’Importance de l’Humilité :
- Accepter qu’on ne peut pas tout contrôler
- Apprendre à demander de l’aide (même si ça fait mal à l’ego)
- Comprendre que les erreurs sont des leçons déguisées
- La Valeur de la Préparation :
- Un bon planning vaut mieux que dix improvisations
- Toujours avoir un plan B (et C, et D…)
- La check-list est ta meilleure amie (même si tu penses tout savoir par cœur)
Cette première partie de saison m’a appris que le plus important n’était pas la perfection, mais la capacité à gérer l’imperfection avec grâce (ou au moins avec un semblant de dignité 😉).
🎯 PARTIE 2 : L'ART DE LA COMMUNICATION (OU COMMENT ÉVITER LA TOUR DE BABEL)
En 2009, pas de WhatsApp, pas de groupes Telegram, pas de communication instantanée comme aujourd’hui. On fonctionnait avec… attention… des SMS et des appels ! moment de silence pour nos anciens moyens de communication
📞 La Valse des Appels
• Le Téléphone, Mon Nouveau Meilleur Ami :
- 20 appels par jour minimum
- Des conversations simultanées sur le fixe et le portable
- Le fameux « Je vous rappelle dans 5 minutes » (le plus gros mensonge du métier)
• La Gestion des Prestataires Version 2009 :
- Un carnet avec TOUS les numéros (perdre ce carnet = fin du monde)
- Des codes couleur pour les urgences
- Des créneaux horaires définis (qui sautaient systématiquement).
💌 La Communication avec les Mariés
À l’époque, les mariés n’avaient pas d’exemples Instagram à me montrer (quel bonheur!), mais ça créait d’autres défis :
• Les Rendez-vous Clients :
- Plus longs (2-3h minimum)
- Plus fréquents (pas de validation rapide par message)
- Plus intenses (tout devait être expliqué en détail)
• Les Malentendus Classiques :
- « Rose poudré » qui signifie 50 nuances différentes
- « Quelque chose de simple » (mais pas trop simple)
- « On te fait confiance » (mais on va quand même tout requestionner).
🎭 La Gestion des Émotions
Sans les réseaux sociaux pour « éduquer » les clients, la gestion émotionnelle était… particulière :
• Les Situations Typiques :
- La belle-mère qui découvre son « vrai » rôle
- Les mariés qui réalisent le budget réel
- La famille qui « aide » un peu trop
• Les Solutions Développées :
- Le carnet de thérapie (pour noter les crises)
- Les phrases diplomatiques préparées
- Les moments de médiation improvisés.
📋 L’Organisation de l’Information
• Le Système de Documentation :
- Dossiers papier triplés (un pour le bureau, un mobile, un de secours)
- Fiches prestataires détaillées
- Planning minute par minute (écrit à la main!).
🔍 Les Leçons Communication Apprises à la Dure
- La Clarté Avant Tout :
- Tout mettre par écrit (TOUT!)
- Faire répéter les informations importantes
- Confirmer chaque décision par mail
- La Gestion des Attentes :
- Annoncer les mauvaises nouvelles rapidement
- Toujours avoir une solution de rechange
- Être honnête sur les limites (du budget, du possible, du raisonnable)
- L’Art de la Diplomatie :
- Savoir dire non avec le sourire
- Gérer les conflits avant qu’ils n’explosent
- Maintenir son calme (même quand tout le monde panique).
🎪 Les Situations Mémorables
• Le Jour Où… :
- Le traiteur a confondu les horaires (arrivée 2h en avance)
- La mariée a changé d’avis sur les fleurs la veille
- Le plan B est devenu le plan A, B, C et D en même temps.
💡 Les Innovations Nées de la Nécessité
- Le Système de Codes d’Urgence :
- Code Rouge : urgence réelle
- Code Orange : problème gérable
- Code Vert : simple stress de mariée
- Les Templates de Communication :
- Mails types (mais personnalisés)
- Check-lists de confirmation
- Protocoles d’urgence.
Cette période m’a appris que la communication n’est pas juste un échange d’informations, c’est un art qui demande de la finesse, de la patience, et parfois, un bon sens de l’humour.
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🌪️ PARTIE 3 : LA VIE PERSONNELLE EN MODE TORNADE (ou comment j'ai failli perdre la raison mais j'ai gardé le sourire)
Tu sais, en 2009, j’étais cette wedding planner débutante qui croyait pouvoir tout gérer. Spoiler alert : la réalité m’a rattrapée plus vite qu’un marié qui oublie les alliances.
👨👩👧 La Famille en Mode Survie (Les Vrais Héros de l’Histoire)
• Le Quotidien Façon Montagnes Russes :
- 6h : Réveil en catastrophe parce que j’ai oublié de préparer la tenue de Julie pour aller à l’école.
- 7h : Petit-déjeuner express où je réponds aux mails tout en beurrant les tartines
- 8h : « Maman, je veux pas mettre cette jupe » (Bon, à trois ans ce n’est pas tant exprimé de cette manière.. + des cris, des roulades par terre, et des tiroirs vidés par terre de colère…)
- 20h : « On mange quand? » « Dans 5 minutes! » (Le plus gros mensonge après « le chèque est parti »).
• Les Conversations TRÈS Réelles :
- « Maman, tu dors? (et oui, je suis littéralement écrasée sur mon ordinateur »
- « C’est quoi ces fleurs dans la baignoire? » (Oui, j’ai déjà stocké des centres de table dans ma salle de bain).
🏠 La Maison Version Wedding Planner
• Mon Salon, Ce Héros :
- Le canapé? Ah tu veux dire la table d’échantillons?
- Les coussins décoratifs remplacés par des classeurs
- Cette fois où j’ai retrouvé un plan de table griffonné sur le mur (merci Julie, 3 ans)
• Ma Cuisine, Ce Laboratory :
- Le four qui ne sert qu’à réchauffer des plats surgelés,
- Le frigo couvert de post-it avec des numéros d’urgence,
- Cette fois mémorable où j’ai confondu la liste de courses avec un devis traiteur (et oui, j’ai failli commander 200 petits fours pour un dîner familial – nanan je déconne, je voulais voir si tu suivais !)
💆♀️ La Santé Version « On Verra Plus Tard »
• Les Situations Qu’on Ne Met Pas Sur Instagram :
- Cette fois où je me suis endormie pendant une réunion Skype (en 2009, c’était révolutionnaire!)
- Le jour où j’ai mis deux chaussettes différentes pour un rendez-vous client
- Quand j’ai confondu mon déodorant de sac avec un de mes tubes colle en spray (véridique)
• Mes Solutions… Créatives :
- Méditation dans les bouchons (en hurlant parfois, ça compte quand même)
- Yoga improvisé en rangeant les dossiers
- Sport intense = courir après les livreurs.
👗 L’Apparence « Professionnelle » (ou comment faire illusion)
• Mon Kit de Survie Ultra Secret :
- Une tenue de rechange COMPLÈTE dans la voiture (depuis l’incident « verre de vin renversé »)
- Du dentifrice en stick (pour les discussions post-salade à l’ail avec les clients)
- Une paire de ballerines (ma plus belle invention après 8h en talons — oui à l’époque je portais des talons).
🎭 Les Moments de Vérité (ou de Folie, selon le point de vue)
• Les Incidents Mémorables :
- Cette fois où Julie a décoré tous mes contrats avec des stickers de Tchjoupi.
- Quand j’ai répondu « oui, mon cœur » à un prestataire (la fatigue, toujours la fatigue)
• Les Solutions de Survie Familiale :
- Instauration du « Dimanche Sacré » (même si parfois c’était plutôt le « Dimanche 3 heures entre deux mariages »)
- Les « Réunions Familiales » pendant le trajet école
- Le « Moment Câlin Obligatoire » (même si je suis au téléphone).
🌟 Les Vrais Apprentissages (ceux qui font mal mais qui valent le coup)
• Les Découvertes Importantes :
- Non, on ne peut pas vivre que de Bonjour (une boisson toute prête a base de chicorée.. je ne buvais que de ça) et d’amour du métier
- Oui, les enfants se souviennent de ces moments,
- La culpabilité de la maman wedding planner est réelle (mais gérable avec beaucoup d’humour)
• Les Changements Qui Ont Tout Sauvé :
- Création du « Bureau Nomade » (pour être présente même en travaillant)
- Système de codes familiaux,
- Rituels familiaux sacrés (même si parfois à des heures improbables).
Cette période m’a appris que l’équilibre parfait n’existe pas, mais qu’on peut créer notre propre version du chaos organisé. Et surtout, que la famille est la meilleure équipe de support qu’on puisse avoir – même quand ils ne comprennent pas pourquoi il y a des échantillons de tissus dans le frigo.
L’éducation change le monde
C'est pourquoi depuis 2022, nous nous engageons chaque année à reverser 5% de nos ventes (hors e-learning) à cette ONG chère à mon coeur.
🎯 PARTIE 4 : LES COULISSES DU JOUR J (ou comment j'ai appris à jongler avec le feu)
Tu sais ce moment où tu te réveilles le jour du mariage, et ton cerveau fait déjà des loopings? Laisse-moi te raconter les dessous d’une journée type de wedding planner débutante en 2009 (attention, âmes sensibles s’abstenir).
⏰ Le Morning Show d’une Wedding Planner
• 4h du matin :
- Réveil en sursaut (« Ai-je bien confirmé le nombre de serviettes?! »)
- Vérification compulsive des 3 réveils posés
- Check météo toutes les 2 minutes (comme si ça allait changer quelque chose).
• 6h – La Routine « Warrior » :
- Douche ultra-rapide (le seul moment de calme)
- Maquillage façon commando (3 minutes chrono)
- Triple dose de Bonjour (la première d’une longue série, j’emmenais avec moi de la poudre au cas où je trouverai de l’eau chaude))
- Check de LA valise d’urgence (qui pèse environ 20kg, que j’ai très vite réduit à une caisse à une outil puis a une caisse girly de couture à étages – que j’ai encore aujourd’hui avec tous les vestiges de ces temps si chers à mon coeur).
🎪 L’Arrivée sur Site
• 8h30 – Le Début du Spectacle :
- Premier tour du lieu (avec des chaussures fermées méta, car je déteste avec les pieds mouillés dans une pelouse, une phobie!!)
- Découverte des « surprises » de dernière minute
- Cette fameuse fois où j’ai trouvé un nid de guêpes près de l’arche (true story)
• Le Kit de Survie Légendaire :
- 50 pinces à chignon (qui sauveront la vie)
- Kit couture digne d’une costumière de Broadway
- Sparadrap pour les ampoules (les miennes ET celles de la mariée)
- Déodorant de secours (pour tout le monde et pas le spray de colle)
- Mouchoirs (pour les larmes de joie ET de stress)
- Cette fameuse paire de baskets planquée sous la table DJ.
🎭 Les Moments « Personne Ne M’a Préparée à Ça »
• Les Classiques :
- La belle-mère qui redécore en douce
- Le marié qui disparaît (il fumait juste une cigarette)
- Le témoin qui modifie son discours après quelques coupes
- Le DJ qui annonce le mauvais prénom (oui, un classique au final)
• Les Solutions Improvisées :
- Techniques de négociation niveau FBI
- Sourire figé professionnel
- Capacité à être à 3 endroits en même temps.
⚡ Les Urgences Mémorables
• Le Top 3 des Situations « Help! » :
- La robe tachée 10 minutes avant la cérémonie
- Le gâteau qui penche dangereusement
- L’alliance temporairement « égarée » (retrouvée dans une chaussure).
• Les Sauvetages Héroïques :
- Transformation d’une nappe en voile de secours
- Reconstruction d’un bouquet avec les fleurs du jardin
- Réparation d’une fermeture éclair avec un trombone.
🎪 Le Grand Final
• 3h12 – L’Heure du Bilan :
- Pieds en compote
- 25 000 pas au compteur
- 47 mini-crises gérées
- 153 photos prises par les invités où je cours en fond
- Une satisfaction immense (mais ça, on le garde pour nous).
🌟 Les Leçons Apprises
• Les Règles d’Or :
- Toujours avoir un plan B (et C, D, E…)
- Ne jamais sous-estimer le pouvoir d’une épingle à nourrice,
- Le timing parfait n’existe pas (mais on fait comme si),
- Un wedding planner qui court est un wedding planner qui vit. En vrai, je pense tout l’inverse. Ne jamais courir.. Jamais montrer une quelconque urgence. Envoie quelqu’un d’autre que toi ;) .
Cette première saison m’a appris que notre métier, c’est 90% de gestion de l’inattendu une fois le jour j arrivé. Et tu sais quoi? C’est exactement ce qui le rend si passionnant.
Vos témoignages 5*
Parce que ce que je propose c'est de vous aider à grâce à mon expérience et ma capacité à formaliser des apprentissages, je ne peux qu'exprimer ma profonde gratitude pour vos retours d'expériences, ces fameuses 5* que vous laisser sur Google mais aussi les messages, WhatsApp que vous m'adresser.
🌟 CONCLUSION : DE SURVIVANTE À WARRIOR (Ce que cette première saison m'a vraiment appris)
Tu sais, quand je repense à cette première saison de 2009, je ne peux m’empêcher de sourire (maintenant, parce que sur le moment… 😅). Cette période a été mon « baptême du feu », mon université de la vraie vie de wedding planner. Et laisse-moi te dire, aucune formation ne prépare vraiment à ça.
🎯 Les Vraies Leçons (Celles qui ne sont pas dans les livres)
• Sur le Métier :
- Un wedding planner est un peu psychologue, un peu magicien, et beaucoup équilibriste
- La perfection n’existe pas (et c’est tant mieux!)
- Les plus beaux moments arrivent souvent après les plus grandes paniques.
• Sur Moi-même :
- Je peux (pouvais!!!) survivre avec 3h de sommeil (mais ce n’est pas recommandé)
- Mon sens de l’humour est ma meilleure arme,
- La créativité sous pression est un super pouvoir.
💫 L’Évolution Personnelle
De 2009 à aujourd’hui, que de chemin parcouru ! Cette première saison m’a transformée :
- De perfectionniste stressée à professionnelle sereine
- De « je dois tout contrôler » à « je sais gérer l’imprévu »
- De « je peux tout faire » à « je sais demander de l’aide ».
🎭 Les Apprentissages Inattendus
• Les Découvertes Surprises :
- Les plus beaux mariages ne sont pas les plus chers. Tout est question de bon goût. Le mien est pour le coup assurément bon (et plait).
- Les crises créent les meilleurs souvenirs
- Une équipe de prestataires soudée vaut tout l’or du monde. Ensemble on va plus loin !
• Les Compétences Cachées Développées :
- Médiation familiale express (au fil des années, tu vas couvrir toutes les situations récurrentes.. tu els sens arriver les embrouilles!)
- Réparation de tout avec du ruban adhésif.
- Capacité à garder son calme dans une tempête (littéralement parfois).
🌈 Le Message pour Toi
Si tu débutes dans le métier, sache que :
- Chaque « catastrophe » est une future anecdote
- Tes erreurs seront tes meilleures profs
- Ta première saison sera inoubliable (pour le meilleur et pour le rire).
💝 Mon Conseil Final
Ne cherche pas à être parfait(e). Cherche à être authentique, réactif(ve) et bienveillant(e). Les mariés ne se souviendront pas des petits détails qui ont mal tourné, mais ils se souviendront toujours de comment tu les as fait se sentir.
🎯 Et Maintenant?
16 ans plus tard, je regarde cette première saison avec tendresse. Elle m’a construite, m’a appris la résilience, et surtout, m’a confirmé que j’avais choisi le plus beau métier du monde.
Et toi? Quelle a été ta plus grande leçon lors de ta première saison? Partage ton expérience en commentaire – parce que les meilleurs apprentissages sont ceux qu’on partage!
MUCH L.Ø.V.E 💕
PS: Et si tu débutes, rappelle-toi : nous sommes tous passés par là. La différence? Maintenant on en rit (la plupart du temps 😉).
La Coordination Jour J
217€
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