Stress Organisation Mariage : Comment rassurer vos futurs mariés ?

Nous voilà aux portes de l’ouverture de la saison… Même si certains d’entre vous l’ont d’ailleurs certainement déjà ouverte, pour beaucoup d’autres, le « chantier » est encore vaste ! Et quel plaisir pour nous professionnels !

Cette période est vécue comme une des plus excitantes pour nos couples d’amoureux. Le printemps aidant, les futurs mariés sont très enjoués, tout – excités (comme des puces) :  et alors, pour le coup, une question s’impose vite à nous: comment gérer leur stress au mieux ? En synchronisant les rendez-vous avec eux => choisir les bons rendez-vous au bon moment.

Une fois encore les enjeux sont cruciaux, et tous ne sont pas que psychologiques ou que financiers. Il faut donc jouer avec ces deux facettes ! Aujourd’hui, dites stop au « Stress Organisation Mariage ».

J’ai ainsi une très grosse envie : vous dévoiler dans cet article comment s’imposer des règles simples à appliquer aujourd’hui, en avril / mai (pour les mariages du coeur de l’été) pour qu’il y ait de l’amour, de la gloire et de la beauté lors de vos Jours J.. :p

RENDEZ-VOUS TECHNIQUES ENTRE PRESTATAIRES 

Pas plus tard que la semaine passée, en rendez-vous avec un de mes couples, nous faisions un point mensuel. Sorte de checkpoint d’étape obligatoire. Leur mariage est en mai prochain. Une dernière visite technique avec tous les prestataires que j’ai engagé est prévue sur le site de réception. Et mes amoureux souhaitent souhaitaient y participer.

Pourquoi le leur refuser ? En plus de la raison première qui est que je suis méchante, bien entendu :) ?

C’est anxiogène à l’extrême pour des non – professionnels que sont les futurs mariés. Lors d’un rendez-vous technique entre professionnels, vous êtes ensemble pour vous règler/positionner les uns par rapport d’un point de vue technique.

Florilège de points abordés :

=> Calibrage de l’électricité qui est à « augmenter sinon tout saute »

=> Accès des camions « qui n’ont pas le droit d’arriver sur l’avant du site de réception mais qui n’a pas la place de passer sur le chemin de derrière »

=> Validation de l’horaire de fin entre le dj qui « n’a pas d’heure de fin et qui adore quand à 7h du matin il y a toujours du monde sur la piste » mais le propriétaire de répondre « je n’ai pas l’autorisation préfectorale pour aller au-delà de 4h »

Okay, okay… Bien entendu, il y a des actions simples en réponse à tous ces points. Normal. Vous êtes professionnels.

En abordant chacun des points spécifiques liés au mariage qui vous rassemblent sur ce rendez-vous, vous apportez les uns les autres une réponse technique et précise à tous ces points.

Mais que penserons vos amoureux ? « Mais mon mariage ne sera pas glamour alors ? » « Mais pourquoi y-a-t-il autant de problèmes? ». Soyons clair : il n’y en a AUCUN ! C’est simplement le dernier rendez-vous technique général. Autant en profiter pour tout régler, et prévenir les incidents qui n’auront donc pas lieu le jour j.

Je l’ai vécu. Mon premier mariage, sur ma première année d’activité.. Je vois encore la tête d’Isabelle & Jérôme, dépités.. Un mariage sur une péniche privatisée, avec navigation.. Forcément, cela nous a demandé beaucoup de concentration sur les contraintes logistiques.. Un drame pour le couple. Et pourtant… Quel merveilleux mariage au final…

Ce rendez-vous avait failli ébranler la confiance en leur projet, en nos capacités à tous à nous entendre, en mes capacités de clairvoyance et d’organisation. Heureusement, nous avons échangé plus de 2h après le départ de tous. Ils ont ensuite compris que leur place n’était pas avec nous sur ce type de rendez-vous. Désormais je suis ferme sur ce point : plus aucun rendez-vous technique avec mes amoureux ! :)

PRIVILÉGIER LES RENDEZ-VOUS LIÉS À LA PERSONNE

Entendez par là, tous les rendez-vous qui touchent directement la future mariée ou le futur époux.

On listera dans cette catégorie: maquillage, coiffure, essayage robe, chaussures, accessoires…

Il faut porter l’accent sur nos couples de futurs mariés et leurs témoins.

Premier idéal de bonheur ? : La Mariée : Faire prolonger ces instants magiques par une soirée entre amies/mamans et soeurs à l’occasion de cette journée magique.

Comment faire ? Sans parler d’EVJF (enterrement de vie de jeune fille), imaginez le jour j, tout simplement. telle une sorte de répétition générale, organisez une demie-journée où la future bride et celles qui lui sont chères seront autour d’elle pour la voir se faire maquiller , coiffer, et si le coeur lui en dit ou qu’elle n’est pas superstitieuse, avec sa robe. juste le temps de se faire bichonner. L’avantage pour la coiffeuse et la maquilleuse ? Avoir des avis extérieurs sur la future mariée ! Celles présentes la connaissent mieux que n’importe qui, et sauront peut-être pousser la mariée vers des voies que seule, elle n’aurait pas oser. Mais l’autre enjeu pour la coiffeuse et la maquilleuse est de pouvoir rencontrer avant le jour j celles qui auront choisi de passer entre leur main. un intérêt certain, à ne pas négliger pour la réussite du jour j.

Une fois ces essayages terminés, que ces dames sortent entre elles… Coiffée et maquillée, votre future mariée sera excitée de se montrer si belle pour une occasion simple de sortie entre copines.

Et croyez moi, cela la rendra encore plus confiante le jour de son mariage. Bien entendu, pour cette organisation, vous ne facturez rien, n’est-ce pas :p ? Cela relève d’ailleurs plus du coaching que de l’organisation pure et dure. Car faire participer les témoins ou la famille proche qui seront présentes sur ces essayages en journée est un premier pas vers la réussite de votre coordination du jour j : vous serez une fois de plus dans la confidence et vous apprendrez un peu plus à les connaître – Créer des liens plus forts est capital ET vital… Même si je prône « la wedding-planner c’est l’anti-copine de la future mariée ». Comment pourrions garder notre objectivité sinon ? ;)

Second idéal de bonheur ? : Le Marié :

Sur le même principe, organisez lui un essayage de son costume avec tous ses accessoires. Qu’il soit accompagné est un plus, je dirais même plus un énorme avantage. Cela rendra plus solennel l’instant, et il prendra conscience ainsi plusieurs mois avant que son mariage ce n’est pas qu’un super traiteur, avec un géantissime DJ, tous ses meilleurs « potes » dans un lieu « in » et sa tendre  chérie à son bras (ou pas trop loin).

C’est avec beaucoup de tendresse que  je vous écris tout cela. Car aujourd’hui, au final.. tout est fait pour que la future mariée se sente bien, et qu’elle arrive à bon port le jour de son mariage, sereine et en pleine forme. Mais le marié ? On se dit qu’il est plus détaché, qu’il attend la fête avec impatience..

S’occuper de Monsieur est primordial… L’impliquer pour qu’il soit acteur lui permettra de vivre pleinement sa journée, et sa moitié sera soutenue.. Bref.. un couple uni et heureux se languissant leur joli jour !

Merci qui ? merci à leur wedding -planner bien sûr :p

LEUR FOURNIR LES PREMIERS DOCUMENTS CONCRETS 

POUR CESSER LE PHÉNOMÈNE DE « Stress Organisation Mariage »

Car après tout le cérémonial des essayages et des agréables moments à vivre avec les amis et la famille, il est important de travailler ensemble. Future-Madame & Futur Monsieur vont donc grâce à vous pouvoir :

• avancer sur leur salle
• avancer sur leur soirée
• avancer sur leurs photos

Avancer sur leur salle:

Il est grand temps de simuler l’installation de la salle de réception par un plan à l’échelle. « Hein quoi ?  mais je n’ai pas autocad© moi » .. je vous entends d’ici. je vous rassure, moi non plus, je n’ai pas autocad© ni autre logiciel fulgurant de plan 3D. Un plan à l’échelle peut largement être réalisé sous powerpoint© (arf arf, oui, oui). Le but étant de présenter un schéma simple, clair, efficace et juste. Et que vous échangiez concrètement avec votre couple sur l’importance d’une telle table à tel endroit, ou d’un guéridon à un autre.

Voici un exemple de mise en situation de salle, à l’échelle, à l’occasion du mariage d’Isabelle et Denis en novembre 2010.

Ci-dessus, le plan du Château et de ses différents espaces à exploiter

Ci-dessus, la répartition, table par table, avec le nom de la table + les invités + le nombre de personnes à table (redondant mais utiles !). Les tables sont classées par une lettre alphabétique qui permet d’établir celles qui sont à positionner près des mariés (lettre A, puis lettre B…) et celles à positionner plus loin (lettres E, F, G)

Ci-dessus, la première proposition de mise en place des tables faite au couple.

Ci-dessus la seconde proposition de mise en place des tables faite au couple

Grâce à ces documents, votre couple va pouvoir se projeter, avec vous dans les différents espaces qui lui seront alloués. Ils seront sereins, et vous votre travail prend forme !

Avancer sur leur soirée

Quel moment délicieux et évocateur. Pour lui, pour elle, pour vous !

Afin d’optimiser la soirée de votre couple et de leurs invités, travaillez toujours avec un plan de soirée.

Un plan de soirée ? Kézako ? C’est un document, sur une page, format A4, où vous allez collecter une mine d’infos que je dévoile ci après. Car avant cela, à quoi vous sert LE plan de soirée ? c’est un outil incroyable de synchronisation des équipes du traiteur, du DJ et des invités qui organisent des surprises . très souvent votre DJ vous en proposera un. pour ma part, j’en ai un, qui me sert sur toutes mes prestations. Car après, le chef d’orchestre du mariage, c’est bien vous, wedding planner. Les documents doivent correspondre en tout point à ce que vous êtes: carrée. Le plan de soirée doit être remis 1 semaine avant le Jour J au plus tard aux prestataires suivants: traiteur, son équipe de salle, au pâtissier et au DJ. Bien entendu, le jour j vous reviendrez avec tous ces documents, à scotcher en cuisine et à remettre au DJ. Oui, c’est redondant, mais c’est pur cela que l’on vous aime :)

Voici donc les items de votre plan de soirée, par ordre chronologique. Positionnez sur chaque item le temps alloué à celui-ci. Ajouter les titres des musiques avec leurs interprètes vous évitera toute incompréhension. « La vie en Rose » c’est Edith Piaf, mais aussi Louis Armstrong. Forcément.. le couac serait énorme !

• Heure d’arrivée sur site. Permet au traiteur et aux équipes sur place d’être prêts à l’arrivée des invités et des mariés. Astuce: prévoyez un horaire anticipé pour éviter les mauvaises surprises.
• Heure de début du vin d’honneur.
• Heure d’entrée des Mariés en salle/repas: permet au traiteur d’être certain de lancer son entrée à l’heure, surtout si elle est chaude.
• Musique d’entrée des Mariés en salle/repas
• Discours des Mariés
• 1ère entrée servie
• 1ère animation (en option). Qui / Quel jeu / Quelles musique ?
• Musique d’ambiance
• 2ème entrée servie
• Musique d’ambiance
• Trou
• 2ème animation. Qui / Quel jeu / Quelles musique ?
• Musique d’ambiance
• Plat
• Fromage
• 3ème animation. Qui / Quel jeu / Quelles musique ?
• Pièce Montée / Gâteau des Mariés
• Ouverture du Bal
• Début de la soirée dansante

Mes conseils avisés pour une soirée réussie ? Évitez les animations par les proches non encadrées et non répétées ; prévoyez un événement toutes les 15 minutes. Attention : un événement ne signifie pas « animation ». L’arrivée d’un plat est un « événement ».

Cette particularité sera l’objet d’un article prochain.

Avancer sur les photos incontournables

Parce que votre photographe sera beaucoup sollicité ce jour là, sera également souvent amené à devoir jouer des coudes avec Tonton Auguste qui a LE super appreil.. bref, beaucoup de sollicitations qui pourraient le mettre à mal. Alors, soyez pragmatique : mettez au point un document que vous travaillerez avec les mariés et lui/elle sur les photos incontournables à réaliser.

Cela vous permettra ainsi de composer les groupes, les couples, bref, de rassembler sans perdre de temps, pour que vos protégés amoureux puissent AUSSI déguster leur Vin d’honneur et que votre photographe préféré ait réussi à immortaliser toutes les images demandées par le couple.

Voici un exemple de liste :

Conclusion

Vous avez désormais entre les mains les outils nécessaires pour pérenniser vos avancées sur vos dossiers de mariage de cet été.

Usez, abusez des documents, des supports papiers, des supports informatiques…

Sans travailler pour une administration de l’état, ayez en tête que créer vos propres supports vous aidera à travailler sereinement ! Vous réussirez ainsi à satisfaire tous les couples qui vous ont engagé.

Votre entreprise va croitre ainsi sereinement, et vous avec !

Ainsi:

* Rassurer ses amoureux en permanence oralement est important.

* Les rassurer aux moments opportuns avec des actes ET des documents de travail est indispensable.

@ très vite de lire vos commentaires ! Participez, je n’attends plus que vous <3