En tant que Wedding Planner, l'une des tâches les plus importantes est de trouver les meilleurs prestataires possibles pour votre clientèle. Cela est crucial pour organiser un mariage parfait. Cependant, pour que cela se fasse, il est essentiel de construire une relation solide avec des prestataires qui vont devenir vos partenaires.
Dans cet article, nous allons discuter de l'importance de savoir comment créer des briefs précis et pertinents pour obtenir des devis rapidement afin de pouvoir les présenter à vos clients, sans stress !
1. Avoir une bonne connaissance des besoins de vos clients
Lorsque vous travaillez avec des fournisseurs de services, il est important de bien connaître les besoins de vos clients. Cela vous aidera à mieux présenter leurs besoins et à obtenir un devis précis et rapide. Prenez le temps de poser des questions approfondies à votre clientèle pour comprendre ce qu’ils veulent et comment vous pouvez bien les représenter.
Pour bien cerner les besoins de vos futurs clients mariés et poser les bonnes questions aux prestataires afin d’obtenir un devis précis, voici quelques étapes à suivre :
Faites preuve d’empathie : Mettez-vous à la place de vos clients et essayez de comprendre leurs attentes, leurs goûts et leurs priorités. Chaque couple est unique, donc il est important d’adopter une approche personnalisée.
Communiquez ouvertement : Organisez une réunion initiale ou une consultation pour discuter en détail des attentes du couple. Écoutez attentivement leurs idées, leurs souhaits spécifiques et leurs contraintes éventuelles.
Utilisez un questionnaire détaillé : Préparez un questionnaire structuré comprenant des questions pertinentes pour recueillir des informations clés. Posez des questions sur la date du mariage, le lieu, le thème, le budget, le nombre d’invités, les préférences en matière de décoration, de musique, de traiteur, de photographe, etc.
Proposez des exemples visuels : Utilisez des exemples visuels tels que des photos, des vidéos ou des portfolios pour aider les clients à exprimer leurs préférences et à visualiser ce qu’ils recherchent.
Préparez une liste de prestataires recommandés : En fonction des informations recueillies, constituez une liste de prestataires pertinents correspondant aux besoins et aux préférences du couple. Assurez-vous de bien connaître ces prestataires et de vous renseigner sur leurs tarifs, leur disponibilité et leurs références.
Posez des questions détaillées aux prestataires : Lorsque vous contactez les prestataires pour obtenir des devis, soyez précis dans vos questions. Expliquez clairement les exigences du couple, la date du mariage, le nombre d’invités, les services souhaités, etc. Plus vous fournissez d’informations précises, plus les prestataires seront en mesure de vous fournir des devis précis.
Faites un suivi régulier : Une fois que vous avez obtenu les devis, vérifiez s’ils correspondent aux attentes du couple. Si quelque chose n’est pas clair ou s’il y a des divergences, contactez les prestataires pour obtenir des éclaircissements supplémentaires.
En suivant ces étapes, vous pourrez cerner efficacement les besoins de vos clients futurs mariés et obtenir des devis précis des prestataires, ce qui vous permettra de fournir un service plus adapté et personnalisé.
2. Connaître les prestataires de services que vous sollicitez
Il est également très important de connaître le métier du prestataire de service que vous sollicitez. Pouvez-vous le recommander à votre clientèle ? Avez-vous pris le temps de comprendre leur processus de travail ? Si vous êtes déjà familier avec leur métier et leurs contraintes, ils seront plus confiants pour travailler avec vous et vous pourrez leur présenter des briefs plus précis.
Si ce n’est pas encore le cas, voici quelques pistes d’entrée en matière :
Effectuez des recherches approfondies : Prenez le temps de vous renseigner sur les différents types de prestataires avec lesquels vous envisagez de travailler. Apprenez les bases de leur métier, les services qu’ils offrent, etc.
Établissez des relations professionnelles : Rencontrez les prestataires en personne ou organisez des appels pour discuter de leur expérience, de leur expertise et de leur style de travail. Posez-leur des questions sur leur quotidien et ce qu’ils aiment faire de mieux pour leurs clients. Cette question fait mouche à chaque fois.
Visitez leurs lieux ou assistez à leurs prestations : Si possible, assistez à des événements auxquels les prestataires participent afin de voir leur travail en action. Cela vous donnera une meilleure idée de leur style, de leur professionnalisme et de leur capacité à répondre aux attentes des clients.
Demandez des références et des témoignages directement à vos consoeurs ou autres partenaires qui ont déjà travaillé avec le nouveau prestataire en question.
Collaborez sur des projets de petite envergure : Pour développer une compréhension approfondie du travail des prestataires, commencez par collaborer sur des projets plus petits ou organisez des séances d’essai. Cela vous permettra de voir comment ils gèrent leur travail, leur communication avec les clients et leur aptitude à résoudre les problèmes.
3. Ne jamais sous-estimer les contraintes techniques et logistiques
Plus facile à dire qu’à faire, mais vous devez vraiment garder à l’esprit que les prestataires de services ont constamment des contraintes techniques et logistiques qui affectent leur travail. Alors que vous pourriez être tenté de demander des détails de conception ou de configuration, gardez à l’esprit que ce ne sont pas des prestataires techniques. En respectant les contraintes de vos fournisseurs de services, vous pouvez gagner leur respect et leur admiration.
Lorsque l’on est wedding planner et que l’on organise un mariage complexe avec des contraintes logistiques et techniques spécifiques, il est important de prendre les mesures suivantes pour éviter de les sous-estimer :
Faites une évaluation détaillée des contraintes : Analysez attentivement tous les aspects logistiques et techniques du mariage, tels que le lieu de la cérémonie, le lieu de la réception, les installations, l’accès, le transport, l’électricité, la sonorisation, l’éclairage, etc. Identifiez les problèmes potentiels et les défis spécifiques liés à chaque élément.
Consultez des experts et des prestataires expérimentés : Faites appel à des prestataires compétents qui ont l’expérience de la gestion de mariages complexes. Discutez avec des experts dans les domaines tels que la logistique par exemple. Leur expertise et leurs conseils peuvent vous aider à évaluer et à résoudre les contraintes techniques et logistiques.
Faites des visites de repérage approfondies : Visitez les lieux de la cérémonie et de la réception à plusieurs reprises pour mieux comprendre la configuration, les installations, les exigences et les limitations de chaque espace. Prenez des mesures précises et prenez en compte tous les détails pour vous assurer que les plans et les décisions ultérieures seront adaptés aux contraintes spécifiques.
Établissez un plan d’action détaillé : Créez un plan d’action qui identifie clairement toutes les contraintes logistiques et techniques, ainsi que les solutions correspondantes. Ce plan devrait inclure des échéanciers, des listes de tâches, des responsabilités, des contacts clés et des mesures d’urgence.
Communiquez régulièrement avec les prestataires : Assurez-vous d’avoir des discussions régulières avec les prestataires impliqués pour vous assurer que toutes les contraintes techniques et logistiques sont bien prises en compte. Communiquez clairement vos attentes, partagez les informations pertinentes et veillez à ce que les prestataires soient conscients des défis spécifiques à relever.
Effectuez des tests et des répétitions : Si possible, organisez des tests et des répétitions sur place pour vous assurer que tous les aspects techniques fonctionnent correctement. Vérifiez l’équipement, la sonorisation, l’éclairage, les installations électriques, etc. Cela vous donnera l’occasion d’anticiper et de résoudre les problèmes potentiels avant le jour du mariage.
Prévoyez des solutions de secours : Malgré une planification minutieuse, il peut toujours y avoir des imprévus. Prévoyez des solutions de secours pour faire face aux problèmes techniques ou logistiques qui pourraient survenir. Par exemple, gardez des contacts de prestataires de secours, ayez du matériel de rechange disponible et soyez prêt à adapter les plans si nécessaire.
En suivant ces étapes, vous pouvez minimiser le risque de sous-estimer les contraintes logistiques et techniques lors de l’organisation d’un mariage complexe. La planification approfondie, la consultation d’experts, la communication efficace et la préparation adéquate vous aideront à anticiper les défis et à garantir le bon déroulement du mariage
4. Faire un briefing clair et concis
Le brief que vous présentez à vos prestataires de services est crucial pour obtenir un devis précis et rapide.
Assurez-vous que vos briefs soient clairs, concis et ont tous les détails pertinents. Plus vous donnerez de détails à propos de vos clients, plus facilement les prestataires pourront travailler avec vous.
Voici ma checklist de points à inclure dans vos briefs, peu importe les métiers :
Pour établir un brief précis à présenter à un prestataire de mariage et obtenir un devis précis dès le premier échange, voici quelques conseils :
Collectez toutes les informations nécessaires : Avant de contacter le prestataire, rassemblez toutes les informations pertinentes sur le mariage. Cela comprend la date, l’heure, le lieu de la cérémonie et de la réception, le nombre d’invités, le budget, les services souhaités (décoration, traiteur, musique, photographie, etc.), ainsi que toute autre exigence spécifique.
Soyez clair et concis : Présentez les détails de manière claire et concise. Utilisez des phrases courtes et précises pour éviter toute ambiguïté. Assurez-vous d’inclure les éléments essentiels que vous souhaitez inclure dans le devis.
Décrivez votre vision et votre style : Partagez votre vision et votre style pour le mariage avec le prestataire. Décrivez l’ambiance, le thème, les couleurs, les préférences esthétiques, les inspirations, etc. Fournissez des exemples visuels, tels que des images, des tableaux d’inspiration ou des liens vers des références, pour aider le prestataire à mieux comprendre vos attentes.
Spécifiez les exigences techniques : Si vous avez des exigences techniques spécifiques, comme des besoins en matière d’équipement audiovisuel, d’éclairage, de scène, de systèmes sonores, de chapiteaux, de générateurs électriques, de connexions internet, etc., assurez-vous de les mentionner clairement. Plus vous serez précis, plus le devis sera adapté à vos besoins réels.
Mentionnez les contraintes et les limitations : Si vous avez des contraintes ou des limitations spécifiques liées au lieu ou à d’autres aspects du mariage, informez-en le prestataire. Cela peut inclure des horaires stricts, des restrictions sonores, des règles de sécurité, des limitations d’espace, etc. Plus le prestataire sera informé de ces contraintes, plus le devis sera précis.
Précisez les services inclus et exclus : Indiquez clairement les services que vous attendez du prestataire et ceux qui ne sont pas inclus dans vos besoins. Cela aidera le prestataire à élaborer un devis précis en tenant compte de vos attentes réelles.
Donnez une indication budgétaire : Si vous avez une idée approximative de votre budget, partagez cette information avec le prestataire. Cela lui permettra de proposer des solutions adaptées à vos moyens financiers et d’éviter les propositions qui dépassent votre capacité financière.
Soyez disponible pour des clarifications supplémentaires : Une fois que vous avez partagé le brief initial avec le prestataire, soyez disponible pour répondre à d’éventuelles questions supplémentaires qu’il pourrait avoir. Une communication ouverte et fluide permettra de clarifier les détails et d’obtenir un devis plus précis dès le premier échange.
5. Valoriser les bonnes relations
Enfin, il faut rappeler la valeur d’avoir de bonnes relations avec vos prestataires de services. Si vous travaillez avec eux plusieurs fois et que vous construisez des relations commerciales positives, vous pouvez obtenir des tarifs plus avantageux ainsi que des services supplémentaires pour vos clients.
Conclusion
La construction de relations solides avec les prestataires de services est la clé de la réussite en tant que Wedding Planner. Pour y parvenir, il est important de comprendre les besoins de vos clients et de tirer parti des informations que vous pouvez obtenir auprès des prestataires de services. En leur présentant des briefs clairs et précis qui tiennent compte de leurs contraintes techniques et logistiques, vous avez plus de chances d’obtenir des devis rapides et précis. En développant une relation de confiance avec vos fournisseurs de services, vous pouvez obtenir des tarifs plus avantageux pour vos clients et offrir un service de qualité supérieure. Utilisez ces conseils pour améliorer votre savoir-faire en tant que Wedding Planner et bâtir une relation forte avec votre réseau de prestataires de services.
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À propos de Muriel Saldalamacchia, autrice de cette ressource
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Voici ce qu’il faut retenir de son parcours :
Muriel Saldalamacchia a été nommée « Industry Leader » à de nombreuses reprises à l’occasion de conférences et congrès internationaux dédiés à l’industrie du mariage auxquels elle a participé en tant que conférencière.
Dans l’industrie du mariage depuis 2008, Muriel est wedding-planner spécialisée dans les mariages de Destination et vis avec son mari et leurs enfants entre France et Italie.
Au travers de ses conférences internationales (sur plus de 4 continents désormais), de son académie dédiée aux wedding-planners en activité et ce site de conseils, elle aide les entrepreneurs à vivre sereinement de leur passion en les faisant grandir, sur les voies de la passion, du travail, et de l’éthique professionnelle.
En plus des ses webinaires, masterclasses et workshops, vous pouvez désormais également retrouver tout le savoir-faire de Muriel Saldalamacchia dans ses formations en ligne « E-Learning », où vous pouvez apprendre en toute autonomie.
En 2020, Muriel a vu son premier livre publié « La Méthode Anti-Ghosting » et c’est en 2021, qu’elle a vu sa version traduite en américain être publiée à son tour. Passez par la section livre de ce site et procurez-vous vite un exemplaire de cette mine d’informations
©Photo Valery Villard