Visite technique de Mariage : la méthode efficace !

La visite technique de mariage, c’est ce moment dingue où vous, wedding-planner, vous rassemblez enfin tout le monde pour mettre au point des tas de « détails techniques » nécessaires à la réalisation du mariage.

Anticiper c’est prévoir – prévoir, c’est réussir.

Alors, oui, ok : nous disons tous OUI à la visite technique de mariage.

Sauf que.. il y a des règles… on ne sort pas des clous… et tout va bien se passer ! Promis ! Puisque je vous le dis !

Qui ?

---

 

Qui rassembler pour réaliser une visite technique de mariage ?

Vous allez réunir :

• le régisseur du lieu de réception,
• le maître d’hôtel qui interviendra le jour du mariage,
• l’équipe de location des tentes (si besoin de tentes / parquets le jour du mariage)
• l’équipe de décoration,
• l’équipe du DJ
• le live-band (si un live band est engagé le jour du mariage)

Et non.. il ne manque pas les futurs mariés..

Non.. non… non !

Les futurs mariés ne doivent en aucun cas participer à cette réunion technique.

Pourquoi ?

C’est le moment où vous allez mettre sur la table TOUS les problèmes et besoins de chacun pour réaliser la meilleure des prestations.

Alors si pour vous tous, professionnels tout n’est question que de réglages et de discussions, le couple lui, ne voit que soucis et contraintes. Il n’a pas le recul – et heureusement – de tout ce qui va être dit, de tout ce qui va être solutionné.

Bref.. vous l’aurez compris : un rendez-vous anxiogène qu’il est important d’éviter à vos clients. Et comme vous êtes un #weddingplannerquidechire, vous allez leur présenter un super débriefing, réaliste, réfléchis et constructif.

C’est cela aussi être #weddingplanner !

Où ?

---

 

La visite technique de mariage se réalise sur le lieu de la réception, là où les professionnels cités plus-hauts vont devoir intervenir.

C’est le seul endroit où la réunion doit se tenir. Le faire ailleurs, même autour d’un super café-gourmand ne servirait à rien. D’autant que vous ne réuniriez pas grand monde au final puisque les sujets techniques ne pourront pas être vus concrètement.

Quoi ?

---

 

Ce que vous allez devoir passer en revue, entre autre :

=> Pour le traiteur : l’accès au cuisine – l’accès à la salle / à l’espace repas en extérieur. Cela détermine le nombre de serveurs nécessaires par invité pour assurer un service de qualité. Le maître d’hôtel va estimer les distances, la facilité/difficulté d’accès des différents espaces, faire le point sur les installations électriques. Passer également en revue les équipements à disposition sur place comme une chambre froide, les différents points d’eau en cuisine, en extérieur… Encore plein de détails à pointer selon la typologie de l’événement que vous allez travailler avec le maître d’hôtel.

=> Pour le loueur de tente / mobilier : vérifier les accès – pour sa taille de remorque, pour savoir ou entreposer le matériel, savoir comment orienter les installations, faire le point sur les installations électriques…

=> Pour le DJ, le live-band : vérifier les points d’électricité, l’accès au tableau électrique. Cela lui permettra de prévoir le câblage et l’équipement technique dont il aura besoin. Une longue distance entre le cocktail et sa régie de fin de soirée, va certainement engendrer l’installation d’une seconde régie, ou alors la mise en place d’un matériel différent et plus puissant…

Quand ?

---

 

=> Dans l’absolu, le meilleur moment c’est de le faire plusieurs semaines avant le mariage. Ne tardez pas, sinon votre temps d’ajustement sera réduit, et surtout si les modifications / évolutions engendrent des coûts supplémentaires.

=> Ce que je conseille de faire – si vous avez de très bonne relation avec vos partenaires, c’est de refaire une visite technique avec le maître d’hôtel dans l’idéal – le mardi qui précède le mariage. Pourquoi ? parce qu’en plein rush de la saison, sur les mois de juin / juillet / aout et septembre, d’un week-end à l’autre (et donc d’un mariage précédent au votre) il peut y avoir eu des dégâts qui rendent un accès impossible, une prise défectueuse alors qu’elle a être utilisée par le DJ pour la musicalité du vin d’honneur, un champs détrempé qui ne peut plus accueillir les voitures des invités en tant que Parking…

=> Ensuite, prévoyez de donner rendez-vous de manière échelonnée. Recevoir tout le monde en même temps ne serait absolument pas productif. Ce n’est pas une réunion de découverte ;) Mais une réunion de travail où la concentration est capitale. Et pouvoir échanger avec une seule personne à la fois c’est la seule manière d’optimiser cette visite technique de mariage. Échelonnez les rendez-vous de 30 minutes. Terminez par le rendez-vous décoration. C’est l’équipe la plus flexible et la plus créative (mais chuuuut ne le dites pas aux autres :p ). Enfin, prévoyiez que vous allez devoir consacrer plus de temps pour l’équipe décoration.

Vous l’avez compris… Checker, c’est bien.. Le faire deux fois, intelligemment, c’est mieux. En fait, ce n’est pas mieux.. c’est le job ^^. Et si vous êtes loin du lieu de réception ? Contacter le régisseur des lieux et poser des questions précises, vous obtiendrez vos réponses.

---

Muriel Saldalamacchia a été nommée « Industry Leader » à de nombreuses reprises à l’occasion de congrès internationaux dédiés à l’industrie du mariage auxquels elle a participé en tant que conférencière. 

Dans l’industrie du mariage depuis 2008, Muriel est wedding-planner spécialisée dans les mariages de Destination et vis avec son mari et leurs enfants entre la Provence et Manhattan. Avec son école de formation dédiée aux wedding-planner et ce site de conseils, elle aide les entrepreneurs à vivre sereinement de leur passion en les faisant grandir, sur les voies de la passion, du travail, et de l’éthique.

Retrouvez ses articles et autres points de vue sur son site dédié aux wedding-planners francophones www.reussirdanslemariage.com

---