PLANNING DU JOUR J POUR MARIAGE [ÉPISODE 3] : mise en place !

Nous y voilà !

Nous arrivons au terme de notre trilogie sur les 5 règles d’or du planning du jour j pour mariage. Jusque là, nous avons vu les 4 premières règles, à savoir :

1. Le construire pour les mariés (adapter un ton commun et un contenu commun aux deux autres cibles)
2. Le construire pour les prestataires
3. Le construire pour vous, wedding planner
4. Le construire selon les 3 visions : technique, logistique et calendaire/géographique

Il ne nous reste plus qu’une chose à faire : déterminer quand le présenter, à qui, et dans quel ordre. Voyons ensemble cette dernière règle d’or.

# 3 / Le présenter dans des conditions optimales.

À la différence du planning annuel qui se construit dès la signature du contrat avec vos futurs mariés, le planning du jour j pour mariage doit être abordé par vous professionnel, environ 1 mois avant le jour de leur mariage. Je dis bien environ, car sur l’ensemble des couples que j’ai accompagné pendant toutes ces années, plus de 91% se sont laissés porter par le planning proposé. Et 9% me demandaient environ 2 mois avant de pouvoir commencer à le travailler.

9% cela vous semble dérisoire ? Effectivement, cela ne fait pas beaucoup. Mais ils méritent tout de même d’être entendus. Car ignorer leur angoisse (car ce sont là des analystes* en puissance !!) reviendrait à courir à votre perte. Ainsi, accordez-leur cette faveur. Entamer le planning du jour j pour mariage ensemble.

Ma recette ? leur transmettre le document complet et vierge pour qu’ils commencent à remplir leurs envies, leurs besoins, leurs impératifs. En général cela se cantonne aux horaires de cérémonie, les détails sur les déplacements des aïeuls, autant d’éléments qui sont primordiaux pour eux, donc pour vous ! #planningdujourjpourmariage

* le profil analyste est complexe. C’est un de mes sujets préférés en formation lorsque je traite de la typologie du client associé à la P.N.L :)

• • Planning du jour j pour mariage : Quand le présenter ? 

– 2 mois avant, vous récoltez toutes les infos de chaque prestataire.

– vous répertoriez ces infos de votre côté.

• • Planning du jour j pour mariage : À qui le présenter ? 

D’abord au couple de futurs mariés…

Vous présentez le document à votre couple de futurs mariés afin qu’ils remplissent eux-mêmes leurs « incontournables ». Ce n’est pas les faire travailler à votre place. Cela leur permet de se projeter concrètement dans cette fabuleuse journée. Car il faut bien l’admettre, jusqu’à présent rien n’est très « concret et cousu » à la fois dans leur esprit.

Une fois que le couple a complété sa partie, vous ajoutez tout ce que vous avez collecté comme informations de la part de tous les prestataires, votre expérience en plus.

Une fois que vous l’avez complété, présentez votre planning du jour j pour mariage aux prestataires, individuellement (par mail, c’est suffisant), en demandant, un retour obligatoire de bonne réception et de pointage de tous les points qui leur incombent. Certains vous donnent juste un accord oral. Obtenez un retour écrit, même par mail.

Bravo, tout est désormais prêt !

Prenez le temps de passer en revue ce planning du jour j pour mariage avec vos clients, autour d’un café gourmand par exemple ;)

Le but n’étant pas de les stresser. Mais selon leurs profils, ils auront besoin de voir le produit fini. Cette étape n’est cependant pas une obligation. Elle ne se fait que sur leur demande. Le cas contraire, cela pourrait être anxiogène pour eux. L’opposé de ce que nous voulons leur offrir n’est-ce pas ? ^^

• • Dans quel ordre le présenter ?

Ce document, je l’ai composé de plusieurs onglets (souvenez-vous dans l’[ÉPISODE 2], je vous disais que je travaillais ce document sous excel; je vous ai même fourni des liens de téléchargements pour avoir excel, que vous soyez sous pc ou sous mac) avec :

– une page d’accueil qui sert de notice, qui explique  l’intérêt du document dans sa globalité (même si la démonstration n’est plus à leur faire :p )

– un extrait de planning du jour j pour mariage complété. Cela leur sert de modèle.

– un onglet pour l’avant-veille*

– un onglet pour la veille*

– un onglet pour le jour j

– un onglet pour le lendemain*

– un onglet pour le sur-lendemain*

*s’il vous plait!!! Ne pensez pas (et ne facturez pas!!) un mariage sur 3 jours lorsque vous devez suivre ou faire la mise en place du mariage la veille et suivre le démontage ou démonter le lendemain. Je vois fleurir des prestations  » mariage sur 3 jours  » qui sont en fait tout, sauf des mariages sur 3 jours. #pfiou ! Un mariage sur 3 jours, c’est un mariage avec 3 jours de réception. À savoir une réception le vendredi soir, une réception le samedi soir, une réception le dimanche, avec à chaque fois le même nombre d’invités… Installer et dé-sinstaller, c’est un peu normal non ?? Bref – Fin de parenthèse – merci ! ^^

– un trombinoscope des personnes les plus importantes pour eux. Avec : leurs photos, prénoms, lien avec le ou la marié(e). Cela peut vous paraître fou de réaliser ce document dans le document, mais croyez moi, sur de très grandes assemblées, cela peut vous éviter bien des couacs.

Anecdote : Une coiffeuse de mariage était en prestation, et ce jour là, beaucoup de personnes à coiffer, timing très serré, invités anglophones, un peu tous stressés par la forte activité des prestataires s’affairant. Vient alors une dame, qui lui demande de la coiffer. Spontanément la coiffeuse lui demande son prénom. Le drame, elle n’est pas sur cette liste d’invitées à coiffer. Heureusement, elle avait entre les mains un trombinoscope => c’est la maman du marié ! Bien entendu, elle l’a coiffée, même si elle n’était pas prévue au départ. Ouf ! merci le trombinoscope de la wedding planner en charge de l’organisation de ce mariage.

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Vous savez désormais l’essentiel sur les 5 règles d’or du planning du jour j pour mariage. En saison, nous n’avons que trop peu de temps pour se permettre de faire de l’à peu près, pour faire et refaire. C’est une perte de productivité pure et dure, sans compter le stress que cela peut générer pour toutes les équipes qui vous entourent.

Vous avez été nombreux à me soumettre vos méthodes après la publication de l'[ÉPISODE 2].

Que vous soyez photographe, traiteur, décoratrice ou wedding-planner, vous m’avez toutes et tous permis de partager vos méthodes. Certains n’avaient pas de vision officielle de ce document. Mais tous en avait un !

Alors qu’il soit en liste comme Amandine, fourni comme Claire, toujours à jour comme Julie, non formalisé comme Etienne ou consigné dans un cahier dédié au couple comme Stephanie, au final, le plus important c’est de l’utiliser.

En le présentant à vos clients, nos clients, nous gagnons encore un peu en crédibilité.. Cet élément si fragile qui construit nos réputations !