Planning du Jour J Mariage : Les 5 règles d’Or pour les professionnels du Mariage

Pour nous autres professionnels du mariage, il nous parait impensable de travailler sans PLANIFIER ce que nous avons conclu de faire avec nos futurs mariés pour leur mariage.

Oui, nous connaissons notre métier. Oui, nous savons devrions savoir par coeur comment intervenir en cas d’impondérable.. ou presque…

Définition : Qu’est-ce qu’un planning du jour j ? => c’est un document regroupant la totalité des informations relatives à l’organisation pratique du jour j de nos couples-clients. Il sert de base de travail, à envisager tout dans les moindres détails, comme une des pierres angulaires de toute bonne relation avec les acteurs du jour j.

Lors des formations que j’organise, que ce soit celles pour les futures wedding-planner ou celles de perfectionnement pour les professionnels du mariage, toutes et tous n’ont qu’une seule question => comment tout prévoir, ne rien oublier, et tendre vers la perfection ?

C’est donc dire si les enjeux de concevoir un rétro-planning pour le jour j sont cruciaux. Le rétro-planning ne vous est pas seulement destiné .

Pour qui ? comment ? à quel moment le concevoir ? à quel moment le remettre ? quelle est sa place le jour j ?

5 questions = 5 épisodes.

Voilà ce que je vous propose pour cette série.. Chaque question constitue une des 5 règles d’or du planning du jour j.

Alors sans plus attendre, attaquons ensemble l’épisode 1 :

#1 / Pour qui ?

Le planning du jour j s’adresse aux 3 entités actrices d’un même mariage : le couple, les prestataires de l’aventure, le wedding-planner qui organise et coordonne l’ensemble.

Pourquoi ? Parce que chacun a des besoins différents.

• Le couple => il a besoin de savoir où aller..   Les futurs mariés qui nous ont engagé, que nous soyons wedding planner ou traiteur, ou photographe, attendent de nous que nous soyons irréprochables quant à l’organisation de leur mariage. Comment parler de l’organisation d’un mariage, sans parler d’un document qui centraliserait toutes les infos concernant le déroulement. Il est certain que, dans un idéal de bonheur, c’est à la wedding planner de le construire et de gérer ce dernier. Mais nous savons aussi que moins de 10% des couples font appel à nos services encore aujourd’hui en France.. Alors présente ou non, chaque professionnel doit pouvoir présenter son planning à ses clients. Je vous rassure : vous en avez déjà tous un ! Vous l’appelez certainement feuille de route, ou programme.. Dire à vos couples que vous en avez un c’est bien, leur « vendre » c’est mieux ! Attention : quand je dis vendre, je ne parle pas du tout d’échange monétaire !!! Il ne manquerait plus que ça ;) Leur vendre = communiquer dessus ! Le couple n’attend qu’une chose : que vous soyez présent le jour j en réalisant la prestation pour laquelle vous avez été engagé. Et leur présenter ce document, les rassurera. ils ont besoin de savoir où aller.. et eux, et vous ! Enfin pour le couple, il y a deux solutions : 1/ il doit alors compiler les feuilles de route de chacun des prestataires qu’il a engagé, en un seul et même document pour vérifier si tout s’imbrique bien. Ou alors : 2/ il a un(e) wedding planner à ses côtés dont le métier, entre autre, est de gérer tout cela pour lui. Elle lui présentera tout cela sous un format simple, clair, ordonné et « timé ».
• Les prestataires => ils ont besoin d’être productifs.. Tous les prestataires que j’ai rencontré en 5 années de wed’planning, que ce soit  en France ou aux USA, ont tous un tableau, un agenda, une fiche, crayonné(e) ou informatisé(e) pour répertorier les temps forts de la journée. Un planning permet ainsi de lister TOUTES les taches à accomplir, la veille, le jour j et lendemain du mariage. Ce document est capital. Aujourd’hui, personne ne peut travailler sans. S’en passer serait suicidaire ! Comment croire réussir une telle mission sans ce sésame ?.. à moins de n’avoir qu’un seul mariage par mois.. de croire se souvenir de tout…Ce qui n’est pas envisageable lorsque l’on est professionnel. Par contre, très peu communique sur ce dernier ! Pourquoi ne pas vanter ses mérites auprès de vos prospects ? C’est tellement rassurant pour eux ! Puisque de toute façon, vous le notez quelque part. J’entends de là les wedding planner hurler ! « Oui, mais si chacun fait son planning, à quoi servons – nous ? « .. Et j’entends aussi les prestataires crier « oui, mais si je m’en fais un et que mon voisin en fait un aussi, à quoi sert un(e) wedding-planner ?  » Alors.. justement… Zen… Mes amis… si chacun de vous remet à ses clients ce document, vous faites d’une pierre deux coups => c’est eux qui vont compiler les infos, pas vous; mais aussi, vous gagnez un peu plus encore leur confiance. Et vous aurez des clients fans ! C’est un thème marketing que j’aborderai avec vous sur un prochain article. C’est aussi passionnant que le sujet du jour ^^. et s’il y a un(e) wedding-planner à vos côtés, elle se chargera elle-même de vous poser les questions et de compiler ces infos, les juxtaposer avec celles de vos partenaires. Elle verra ainsi s’il n’y a pas de chevauchement d’horaire par exemple.
• Les wedding-planner => coordonner, c’est leur métier.. Il ne peut y avoir de wedding planner sans planning. Qu’il soit pour le jour j ou pour l’accompagnement annuel ! Que ce soit bien clair.. ^^ Personnellement, le planning que j’ai mis en place au cours de ces dernières années semble répondre aux attentes de mes clients, et des prestataires partenaires qui m’entourent. Pourquoi ? Parce qu’il est considéré aujourd’hui comme un véritable outil de communication, entre le couple, l’équipe professionnelle et moi. Nous avons vu que les couples ont besoin de savoir où aller – je vous rappelle que se marier n’est pas leur métier, et qu’ils n’ont aucune idée de ce que sera leur jour j, même s’ils font partie de ces 20 millions de français qui chaque année, participent à des mariages. Pour tous les prestataires que vous aurez sollicités pour la réussite de ce mariage, le planning leur garanti une productivité optimale. Je vous le dis à nouveau : coordonner, c’est notre métier ! Vous allez collecter toutes les infos de chacun, pour faire en sorte que TOUTES et TOUS travaillent confortablement – oui, oui, confortablement – car de la réussite de leurs prestations dépend la vôtre. D’autant que si, par exemple, vous demandez au traiteur d’arriver à 13h30 sur le lieu de réception le samedi, et que vous n’avez pas prévu de régisseur ou vous-même pour l’accueillir, croyez-moi, il ne voudra plus travailler avec vous !! Compiler ces informations-là est donc capital pour les wedding planner. Coordonner c’est notre métier, mon métier.. c’est là-dessus que vous serez attendu(e)s.. et par vos clients, et par les professionnels qui vous entourent.

Alors maintenant, voilà… encore faut-il savoir quoi mettre dans un planning..

C’est exactement ce que j’aborderais dans l’épisode 2 dans quelques jours…

En attendant, posez-moi vos questions, dites moi si vous avez des frustrations, juste dessous, dans le cadre des commentaires.. Je répondrai à chaque fois, personnellement !