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Comment recruter un stagiaire wedding-planner. L’ITW d’Emmanuelle Lorentz

Photo credit : Valery Villard

Avec cette interview,  j’avais envie d’aller à la rencontre d’Emmanuelle Lorentz, wedding-planner en Alsace afin qu’elle nous livre son point de vue et ses techniques pour recruter un stagiaire avec succès.

Pour que ce soit profitable pour le stagiaire wedding-planner et pour le wedding-planner recruteur. 

Immersion !

1) Quels sont selon toi les éléments indispensables à l’embauche d’un stagiaire pour la saison des mariages ?

Avant toute chose je pense qu’il est essentiel d’avoir bien réfléchi à la question avant de se lancer dans l’accueil ou non d’un, d’une stagiaire.

Je pense qu’il faut se poser LA question suivante : vais-je avoir suffisamment de temps à consacrer à mon stagiaire ?

C’est indispensable de lui consacrer du temps car la personne qui sera en stage sera un membre à part entière de votre équipe.

Il faut garder à l’esprit qu’il n’est pas là pour remplacer un éventuel salarié. Il y a une réelle différence entre un stage et une embauche.

Il faut savoir que quel que soit le statut de votre entreprise, vous pouvez accueillir un.e stagiaire.

Il faut simplement savoir que c’est encadré par la loi et que l’accueil d’un.e stagiaire implique la signature d’une convention de stage tripartite :

stagiaire – école/centre de formation – votre entreprise.

Il y a des obligations à respecter et donc à prendre en considération.

Mon conseil est de s’informer sur le site https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F20559

2 | Comment as-tu pu déterminer si quelqu’un est un bon candidat pour le poste de stagiaire que tu avais à offrir ?

Il est courant que les jeunes aient à faire un stage durant leur cursus de formation, cependant le choix de l’entreprise et du secteur dans lequel ils souhaitent faire leur stage doit être réellement motivé par le jeune.
 
En ce qui me concerne, j’ai d’abord longuement échangé avec Zoé pour connaître sa motivation, le choix de ses études.
 
Elle a clairement manifesté sa motivation et son désir de connaître le métier de wedding-planner tel qu’il est réellement.
 
Nous avons longuement échangé sur la perception qu’elle avait du métier et de la perception que j’ai du métier.
 
C’est rare,  mais elle était sur la même longueur d’onde que moi. C’était déjà un premier bon point pour elle ^^
 
J’ai également fait attention à ses réactions lors de mes questions et comment elle avait géré la prise de rendez-vous entre nous.
 
J’ai pris en compte sa capacité d’adaptation, sa capacité à travailler en autonomie, et à distance.
 
Il fallait qu’elle soit complètement à l’aise avec tout cela.
 
C’est pourquoi je lui ai demandé comment elle avait géré les cours à distance, si cela avait été un problème pour elle, si elle avait ressenti des difficultés pendant les confinements à suivre ses cours et enfin, comment elle s’était organisée. Je lui ai posé plusieurs questions sur les outils/logiciels qu’elle utilise, son niveau de maîtrise de ceux-ci et son équipement informatique.
 
Mon objectif était de m’assurer qu’elle avait totalement la possibilité de travailler à distance et que nos rendez-vous même s’ils étaient en visio seraient suffisants pour elle. Second bon point pour Zoé elle m’a tout de suite parlé de Google Drive, outil évidemment que j’utilise elle m’a expliqué qu’elle avait fait plusieurs entretiens en visio et que cela ne lui posait aucun problème.
 
Encore une fois, je l’ai senti très impliquée et très investie dans ses réponses. Je lui ai demandé s’il y avait des tâches qu’elle trouvait plus ingrates que les autres, celles qu’elle n’aurait pas envie de faire, celles qui la motiverait.
 
Je lui ai également demandé quelles tâches elle pensait/espérait que je lui confierai dans le cadre de son stage. Cela m’a permis de voir si nous étions toujours sur la même longueur d’ondes.

3 | Quelles sont les principales tâches que tu vas confier à ta stagiaire Zoé pendant la saison des mariages ?

Je tiens à préciser que Zoé ne sera pas avec moi sur toute la saison des mariages, je n’ai malheureusement pas la possibilité de l’accueillir sur toute une saison et de toute façon les études qu’elle suit ne lui permettent de faire uniquement deux stages différents de deux mois chacun.
 
Zoé devra donc faire un second stage sur la période de juin à juillet mais pas dans mon entreprise.
 
Cependant Zoé va pouvoir m’accompagner sur un mariage qui va avoir lieu le 26 février puisqu’en ce qui me concerne la saison démarre en février pour se terminer en décembre 2022.
 
Les principales tâches que je vais lui confier que je lui confie déjà concernent plusieurs axes :
 
  • Au niveau administratif et plus précisément dans le suivi de mes dossiers. Elle est chargée de faire les comptes-rendus des rendez-vous que nous avons ensemble avec les différents couples que j’accompagne. Elle fixe également les rendez-vous dans l’agenda évidemment sous ma responsabilité.

 

  • Au niveau de la communication : elle a notamment réalisé le visuel du poste qui annonçait son arrivée au sein de l’entreprise. Elle a participé avec moi aux réunions que j’ai eu avec la personne qui m’accompagne dans ma stratégie de marketing digital. Elle a pu suivre et participer à toutes nos réflexions et elle participe à la construction de mon plan communication pour le mois de mars en étant force de propositions.

 

  • Au niveau du wedding-planning, Zoé a eu la possibilité de suivre un rendez-vous découverte avec un couple. A l’issue de ce rdv, je l’ai laissé travailler sur le sur le livre projet tel qu’elle le présenterais au couple. Évidemment son livre projet ne sera pas présenté au couple mais elle me l’a présenté comme si j’étais sa future cliente et nous avons débriefé ensemble sur ce qui était bien et ses axes d’amélioration. Là encore c’est essentiel pour moi parce que c’est ma mission de lui apporter quelque chose pendant son stage. C’est donnant-donnant !

Zoé n’est pas là simplement comme une petite main, je dois lui accorder du temps en tant que maître de stage et donc je suis là pour lui apprendre et pour lui apporter mes connaissances dans le domaine du wedding-planning.

Elle a pu travailler sur d’autres projets de mariage qui étaient déjà en cours d’organisation : elle a pu ainsi faire de la recherche de prestataires, prendre contact avec ces prestataires en précisant qu’elle était stagiaire au sein de mon entreprise et toujours après validation de ma part. Elle a donc pu suivre toutes les étapes d’organisation qu’il m’était possible de lui confier en lui laissant une part d’autonomie, ce qui est essentiel, mais toujours avec une validation par mes soins.

Enfin Zoé sera présente avec moi au mariage de Tiffany et Nicolas qui est prévu le 26 février prochain. Elle sera notamment chargée de l’accueil des prestataires à mes côtés, de la vérification du déroulé des opérations selon le planning établi, elle sera chargée d’accueillir les invités. L’objectif c’est qu’elle puisse voir toutes les facettes de mon travail sur une journée de mariage avec la coordination des différents moments de la journée et de la soirée.

4 | Quels seraient les 3 conseils importants que tu donnerais afin de former et gérer les stagiaires pendant la saison des mariages ?

1. Être prêt à donner de son temps Comme je l’ai dit auparavant c’est avant tout de s’assurer d’avoir du temps à consacrer au stagiaire pour bien lui expliquer le fonctionnement sur l’entreprise et tout ce qui semble indispensable pour qu’il puisse démarrer son stage en toute connaissance de cause et avec suffisamment d’éléments pour ne pas avoir à répéter plusieurs fois les mêmes informations. Il faut donc s’y être préparé avant en ayant réfléchi en amont aux tâches qu’on va lui donner.
 
2. Être prêt à déléguer et faire confiance Accueillir un stagiaire c’est aussi savoir déléguer et faire confiance
 
3. Etre pédagogue et être à l’écoute de ses besoins Et ce n’est pas évident. Il faut être capable de prendre du recul pour pouvoir expliquer les erreurs qui ont été commises pour qu’elles ne soient plus faites parce qu’il y en aura. Mais les expliquer avec pédagogie c’est ce qui fera évoluer votre stagiaire. Enfin, il faut être à l’écoute de ses besoins.

5 | Comment les stagiaires peuvent-ils tirer le meilleur parti de leur expérience de travail avec toi / avec un.e wedding-planner pendant la saison des mariages ?

Avant tout, si vous êtes à la recherche d’un stage, il faut que vous expliquiez clairement vos attentes et les attentes liées à la formation que vous suivez :
 
– Y-a-t-il un dossier/rapport à rendre ?
– Quelle est sa thématique ?
– Devez-vous mener un projet seul ou en toute autonomie ?
– Si vous disposez du référentiel de votre formation, montrez le lors de votre entretien de recrutement.
 
Une fois en stage, pour tirer le meilleur parti d’une expérience telle qu’un stage , il faut totalement s’impliquer et faire preuve d’une réelle motivation.
 
Ne pas se considérer comme un.e stagiaire mais comme un membre à part entière de l’entreprise avec un certain nombre de responsabilités.
 
Ce qui implique de faire son travail consciencieusement.
 
Il ne faut pas hésiter à poser des questions, à demander à ce qu’un point régulier soit fait pour savoir ce qui va et ce qui est à améliorer.
 
Je conseille aussi aux stagiaires de prendre note de tout ce qu’ils font durant ce stage.
 
Par exemple, avec Zoé, nous tenons une liste des tâches qu’elle effectue. Cette liste est organisée par thématique et par priorité.
 
Pour moi c’est indispensable, chaque stagiaire devrait tenir sa propre liste de tâches même si cela n’est pas demandé par le centre de formation ou en entreprise.
 
Cette liste lui permettra de voir tout ce qu’il a fait d’y noter les difficultés éventuelles auxquelles il a été confronté, ce qui lui a le plus plu de faire et de pouvoir faire un feedback complet à n’importe quel moment de son stage et pas uniquement la fin de celui-ci.

6 | Quand as-tu commencé à embaucher des stagiaires pour tes saisons des mariages ?

C’est la seconde fois que j’ai une stagiaire.
 
La première fois c’était en 2018. Si j’avais pu reprendre un.e stagiaire avant je l’aurais sûrement fait parce qu’accompagner les jeunes dans leur avenir professionnel c’est une valeur fondamentale pour moi.
 
J’ai besoin de transmettre et j’aurais tellement aimé à l’époque qu’on puisse m’accompagner pour me conforter dans mes choix ou au contraire que je puisse me rendre compte que ce n’était pas du tout ce que je voulais faire.
 
Parce qu’un stage peut aussi amener à se rendre compte que tel ou tel domaine n’est pas fait pour soi.

7 | Quel a été ton processus d’embauche de ta stagiaire ?

C’est un processus assez simple.
 
J’ai évoqué autour de moi le souhait de vouloir accueillir un.e stagiaire – je n’ai pas fait d’annonce.
 
Et il se trouve que pour Zoé ce bouche à oreille a fonctionné. Zoé a rencontré une photographe avec qui je travaille, elle lui a remis son CV et c’est cette photographe qui m’a ensuite transmis le CV de Zoé.
 
J’ai pris le temps de l’étudier et je lui ai demandé des informations complémentaires par mail sur la formation qu’elle suivait.
 
Une fois que j’avais ces informations et que celles-ci correspondaient à mes attentes, je lui ai proposé un premier entretien téléphonique.
 
Ce premier entretien m’a permis de voir si le feeling passait avec elle au téléphone mais aussi de me faire une première idée de sa motivation et de son implication.
 
Cet entretien m’a donné envie d’en savoir plus sur Zoé et nous nous sommes donc rencontrées pour un entretien plus poussé.
 
J’ai choisi de mener cet entretien dans un un salon de thé , parce que j’ai souhaité la mettre en confiance et je voulais que ce soit un moment agréable pour elle et pour moi.
 
Lors de cet entretien je lui ai posé encore une fois un certain nombre de questions, elle a été totalement spontanée dans ses réponses.
 
J’ai apprécié sa franchise quand elle ne savait pas quoi répondre elle me l’a simplement dit, sans essayer de me raconter des histoires.
 
La franchise et l’honnêteté sont des valeurs primordiales qui me guident dans tous mes choix.
 
À l’issue de l’entretien je lui ai expliqué qu’il me fallait un délai de réflexion mais que, quelle que soit ma décision, je lui donnerai une réponse en lui donnant une date précise.
 
À la date convenue j’ai appelé Zoé pour lui annoncer que j’étais ravie de l’accueillir pour son stage si toutefois elle souhaitait toujours intégrer mon entreprise.
 
Nous avons ensuite échangé plusieurs fois par mail notamment par rapport à l’organisation de son arrivée et pour la signature de sa convention de stage.
 
Le 17 janvier dernier j’ai accueilli Zoé.
 
J’ai passé la matinée entière avec elle à lui expliquer mon entreprise, mon fonctionnement, à lui montrer un certain nombre de mes dossiers et dès l’après-midi je l’ai mis sur une première tâche à laquelle j’avais réfléchi avant de l’accueillir.

8 | Quelles sont les qualifications que tu recherches en priorité chez un.e stagiaire ?

  • Une bonne expression orale et expression écrite , sinon c’est rédhibitoire
  • Savoir travailler en autonomie.
  • Etre force de proposition.
  • Savoir se remettre en question.
  • Et le plus important et indispensable pour travailler avec moi : l’humour et la bonne humeur ^^

9 | Quelles sont selon toi Emmanuelle, les tâches d’un stagiaire dans une entreprise d’organisation de mariages ?

Comme je le disais plus haut on peut lui confier des tâches telles que la recherche de prestataires, la prise de contact avec les prestataires, la rédaction de compte-rendu de rendez-vous, l’accompagnement à des rendez-vous, la prise de rendez-vous …

Pourquoi pas un peu d’administratif, en fonction de votre degré de confiance à votre stagiaire et en fonction de ses compétences et qualifications ou encore de son cursus ça peut aller jusqu’à un peu de comptabilité ou de trésorerie.

Et évidemment la participation à la communication de votre entreprise. Sur un jour de mariage on peut envisager de lui confier l’accueil des invités, d’être un relais entre les prestataires et nous-même, s’assurer que les prestataires sont bien arrivés … en somme des tâches que vous pourriez faire vous-même mais qui ne nécessitent pas une expertise particulière dans le domaine. Encore une fois un.e stagiaire est là pour apprendre ce n’est pas quelqu’un qu’on embauche à la place d’un salarié.

Il est important que toutes les tâches qu’on lui confie puissent être faites en autonomie mais aussi sous notre responsabilité avec la possibilité de vérifier ce qui a été fait sans que cela ne porte préjudice à votre entreprise.

10 | Que penses-tu d’engager un ou une stagiaire pour la saison des mariages ?

Alors je vais pas te dire que c’est une mauvaise idée étant donné que j’ai moi-même pris Zoé en stage alors que ma saison commence en février ^^

C’est une décision qu’il ne faut pas prendre à la légère et cela implique de prendre du temps supplémentaire pour cette personne. C’est selon moi une bonne idée mais attention on peut vite être débordé ou déçu si l’on ne s’est pas correctement préparé et si l’on ne garde pas à l’esprit que c’est un stage.

11 | Comment penses-tu qu’un stagiaire peut aider une wedding-planner pendant la saison des mariages ?

Comme je te le disais dans ma réponse sur les missions qu’on peut lui confier, je pense qu’un.e stagiaire peut nous aider sur des tâches telles que la recherche et la prise de contact avec de nouveaux prestataires.

Cela peut être un réel gain de temps à condition évidemment d’avoir bien expliquer les différents critères de recherche, ce qu’on attend de la prise de contact, quelle type d’information on souhaite obtenir et évidemment qu’on prenne le temps aussi de vérifier les recherches qui ont été effectuées et donc les prestataires sélectionnés ainsi que la façon dont la prise de contact sera faite.

Il y a une chose qui me semble important de prendre en considération : votre stagiaire aura un regard nouveau il va découvrir votre entreprise, vos process et il va peut-être voir un certain nombre de détails auxquels vous ne portez plus attention vous-même parce que vous avez “la tête dans le guidon” ou parce que vous “faites comme ça depuis toujours” … certains points vont peut-être l’interpeller ou lui sembler incohérents et son feed-back par rapport à son vécu, à ce qu’il aura ressenti, sera forcément intéressant – toute mesure gardée puisque c’est le regard d’un stagiaire et non pas d’un expert.

Néanmoins je pense que c’est intéressant d’entendre le feed-back de quelqu’un qui découvre vos process et qui a un regard extérieur au vôtre.

12 | Penses-tu que l’embauche d’un stagiaire soit une bonne idée pour nous les wedding-planners ?

J’en suis absolument convaincue.

C’est selon moi une des meilleures façons de transmettre ce qu’est réellement notre métier en quoi il consiste en tant que wedding-planner parce que il n’y a pas suffisamment d’écoles qui forment correctement au métier du wedding-planning. On lit et on entend un petit peu tout et n’importe quoi sur le rôle du wedding-planner. Donc accueillir un stagiaire c’est lui montrer ce que c’est exactement le métier et cela fait partie de notre rôle de sensibilisation pour une meilleure connaissance du métier auprès des jeunes.

Donc oui c’est une très bonne idée et encore une fois cela peut aussi nous apporter beaucoup à nous, wedding-planners. Je dis souvent que les jeunes sont l’avenir de nos entreprises. Ils ont une vision différente de la nôtre et c’est pas parce qu’ils voient les choses différemment qu’ils peuvent nous apporter des idées neuves. C’est tellement enrichissant d’avoir leur feedback, d’échanger sur leurs idées.

Je suis donc convaincue que l’accueil d’un stagiaire est une bonne idée.

13 | Recommanderais-tu d’embaucher un stagiaire pour la saison des mariages ? Pourquoi ou pourquoi pas ?

Pour :

  • Pouvoir déléguer des tâches indispensables mais non complexes,
  • Transmettre son savoir et son savoir-faire par une expérience terrain,
  • Avoir un feedback d’une personne extérieure.

Contre :

  • Cela peut être une source de stress supplémentaire,
  • Manque de temps à consacrer au stagiaire.

Retrouvez tout l’univers d’Emmanuelle au travers de ses publications via son site web  et ses publications sur les réseaux sociaux.

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À propos de Muriel Saldalamacchia, autrice de ce blog pro :

Muriel Saldalamacchia a été nommée « Industry Leader » à de nombreuses reprises à l’occasion de conférences et congrès internationaux dédiés à l’industrie du mariage auxquels elle a participé en tant que conférencière. 

Dans l’industrie du mariage depuis 2008, Muriel est wedding-planner spécialisée dans les mariages de Destination et vis avec son mari et leurs enfants entre France et Italie.

Au travers de ses conférences internationales (sur plus de 4 continents désormais), de son académie dédiée aux wedding-planners en activité et ce site de conseils, elle aide les entrepreneurs à vivre sereinement de leur passion en les faisant grandir, sur les voies de la passion, du travail, et de l’éthique professionnelle.

En plus des ses webinaires, masterclasses et workshops, vous pouvez désormais également retrouver tout le savoir-faire de Muriel Saldalamacchia dans ses formations en ligne « E-Learning », où vous pouvez apprendre en toute autonomie. 

En 2020, Muriel a vu son premier livre publié « La Méthode Anti-Ghosting » et c’est en 2021, qu’elle a vu sa version traduite en américain être publiée à son tour. Passez par la section livre de ce site et procurez-vous vite un exemplaire de cette mine d’informations 

 ©Photo Valery Villard

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