Comment ouvrir son agence de wedding planner ? Les 7 étapes !

Le métier de wedding planner fait rêver, et ce depuis plusieurs années maintenant.

Normal me direz-vous… nous accompagnons des couples amoureux, pour un moment de joie intense, aux attentes surdimensionnées et irrationnelles… C’est vrai, notre métier fait des envieuses et même.. oui, même des envieux. Les hommes wedding planner arrivent ! Youpiiii :)

Par contre, je ne vous expliquerai pas pourquoi notre métier n’est  pas fait que paillettes et de dentelle. Ce n’est pas le sujet du jour.

Mon unique motivation dans cet article est de vous donner les bons outils pour vous lancer, ceux que j’ai expérimentés et répertoriés lors de toutes ces années. Ces outils je les apporte également:

• à celles et ceux que je forme lorsqu’ils / elles souhaitent se lancer.
• à celles et ceux que je perfectionne lorsqu’ils / elles sont déjà installé(e)s.

Pourquoi est-ce difficile de se lancer aujourd’hui ?

Parce que tant que  notre métier ne sera pas officiellement reconnu par les autorités fiscales et administratives, difficile de trouver les bonnes sources pour s’informer, et avancer ainsi dans ses démarches.

Souvent nous sommes laissé(e)s seul(e)s, face à un univers d’informations, plus ou moins vraies, plus ou moins testées, mais la magie toujours en plus ! Ce qui peut minimiser les « risques » liés à l’installation.

Alors pour toutes les futures organisatrices de mariages, ou toutes celles en cours de réalisation de ce projet fabuleux, voici listées les 7 étapes incontournables pour vous lancer avec les bons outils, les bons atouts et en toute connaissance.

Car le but est simple : rêver et faire un métier passionnant c’est bien, en vivre c’est clairement mieux !

1/Profil de base

Je vais faire tomber un mythe : non, on ne devient pas wedding planner comme çà, d’un coup de baguette, parce que tout d’un coup, on en voit à la télévision, avec des jolis sacs vuitton, des Iphone au bras, ou encore des oreillettes à la J-Lo, avec des couples disposant de beaucoup de budget, de surcroit sous le soleil dans des cadres idylliques.

Non, je vous promets… la vérité si je mens :p

Idéalement, dans la vraie vie, il faut posséder un minimum syndical, c’est-à-dire une base qui sera notre socle. Car nous avons beaucoup de casquettes à coiffer. Entre savoir « être » et savoir « faire », difficile de s’y retrouver, et pourtant…

• Solide Éducation : car pour toucher et donc comprendre vos clients il vous faut une bonne culture générale. Vous nagerez comme un poisson dans l’eau lors de vos rendez-vous, notamment, dans les rendez-vous familiaux de vos clients . 
• Une expérience professionnelle, si possible significative, dans la vente, la communication, la restauration, l’événementiel ou la restauration.. Pourquoi ? Car vous aurez dû montrer une résistance au stress, selon les postes occupés, vous aurez eu à gérer un budget, vous aurez mené à bien une vente ou un projet événementiel.
• Capacité d’écoute et d’empathie. Vous adorez écouter vos interlocuteurs et vous servir de vos échanges pour mener à bien une mission ? C’est parfait ! Vous avez – là une qualité indéniable. Et si en plus Madame Empathie est votre meilleure copine, je vous promets de brillantes réussites en communication avec vos futurs clients.
• Résistance au stress. Et oui… LA qualité de base de tout chef d’entreprise, et encore plus importante pour devenir wedding planner. Vous allez créer et organiser un mariage d’un couple qui est dans « l’absolue subjectivité », avec des choix de coeur, et donc irrationnels, leurs familles impatientes et leur stress croissant au fur et à mesure que l’événement approche. C’est le moment de vous mettre au Yoga et au Shiatsu :p

2/ Formation spécifique

• Idéalement, vous avez fait des études dans un des domaines suivants : l’événementiel, la communication, l’hôtellerie, la restauration, la vente ou le marketing.
• Puisque l’idéal de bonheur n’est pas récurrent en ce monde, il y a des solutions si vous n’êtes pas passé(e) par la case « études »: une formation initiale pour devenir wedding planner.  Pourquoi ? Parce que notre métier revêt de réelles spécificités. Tant techniques, que commerciales, que juridiques, que de communication ou de marketing. Techniques => vous devez savoir comment concevoir cet événement si particulier qu’est le mariage. Vous l’apprendrez lors d’une formation spécifique. Commerciales => vous devez savoir comment préparer un rendez-vous, comment mener à bien une vente en face-à-face, ou à distance, vous devez maîtriser les techniques de ventes pour vendre votre devis. Vous l’apprendrez lors d’une formation spécifique. Juridiques => Parce que vous devez signer des contrats, les suivre, contrôler ceux des prestataires que vous engagez. Vous l’apprendrez lors d’une formation spécifique. Communication => vous devez échanger le plus souvent via les mails, et donc maîtriser les approches à distance. Vous l’apprendrez lors d’une formation spécifique. Marketing => Votre devez établir un plan marketing clair et précis. Il sera tellement spécifique qu’il ne ressemblera qu’à vous, alors qu’il doit également correspondre aux plans marketing d’autres (bonnes) agences de wedding planner. Vous l’apprendrez lors d’une formation spécifique.

3/ Étude de Marché

Dans tout plan marketing, il y a « étude de marché ». Oui, ok.. rien que le mot vous désespère. Je peux comprendre… Sachez pourtant que sans étude de marché, vous ne pourrez pas vous lancer.

Sauf, si vous disposez d’une somme d’argent folle.. si folle que vous vouliez tout perdre… Autant déposer un sac tout rempli de billets, en bas de la rue et attendre que quelqu’un le récupère et sache en tirer profit à votre place.

Parce que même si vous êtes convaincu(e) que le mariage se porte bien (et c’est vrai! le nombre de mariages a enfin re-décollé en 2012, en générant plus de 3 milliards d’€ de chiffre d’affaires, sans compter le mariage gay qui vient (ENFIN!) d’être légalisé), il est préférable de savoir où vous allez poser vos valises et donc, vos compétences.

Mais une étude de marché c’est quoi ? « Une étude de marché est un travail de collecte et d’analyse d’informations ayant pour but d’identifier les caractéristiques d’un marché ». (source: definitions-marketing.com).

Ainsi, l’étude de marché permet de déceler le potentiel d’un marché ainsi que de bénéficier d’une visibilité sur la viabilité de votre projet.

Sachez également que maîtriser le montage d’une étude de marché vous sera utile toute la vie de votre entreprise. Car vous allez réaliser une étude de marché lors de l’ouverture de votre agence, mais vous allez devoir en réaliser une à chaque fois que vous voudrez lancer un nouveau produit.

Que doit-elle contenir ? : Les grands courants marketing préconisent de travailler en 4 points.

1. Mieux Connaître les tendances du marché / opportunités réelles de vous lancer. 
2. Prévoir de manière hypothétique vos chiffres d’affaires, mois par mois, sur plusieurs années. Idéalement 3 – c’est ce que demande les banques lors de votre ouverture de compte, d’une demande de prêt… Mais aussi sur 5 et 10 ans. Voir à long terme vous permet de vous engager moralement sur la viabilité de votre projet.
3. Mettre en place sa stratégie commerciale en fonction des éléments récoltés lors des étapes précédentes.©
4. Mettre à jour votre business plan en fonction des coûts engendrés par les différentes étapes citées ci-dessus.

Mise en garde :  prenez du recul par rapport à votre étude de marché. Car, loin de moi l’idée de vous démotiver – bien au contraire !!!! – votre enthousiasme vous fera louper certaines infos, ou encore, vous fera prédire un chiffre d’affaires trop optimiste. C’est normal : nous voulons toutes et tous le meilleur pour notre entreprise. Surtout que si elle va bien, elle nous versera un salaire ^^. Je parle en connaissance de cause, puisque cela a été mon cas sur le tout premier business plan de mon agence Les Rires de Julie©.

4/ Stratégie Marketing

La stratégie marketing est un plan d’actions coordonnées mis en œuvre sur le moyen ou long terme par une entreprise pour atteindre ses objectifs commerciaux et marketing.

La stratégie marketing est une des composantes de la stratégie d’entreprise. Selon les cas, la stratégie marketing peut s’appréhender au niveau global de l’entreprise ou ne s’appliquer qu’à un produit ou une famille de produits. Il est ainsi possible pour une entreprise à l’activité variée de combiner plusieurs stratégies marketing selon ses domaines d’activité.

En tant que wedding planner nous ne sommes sensé(e)s traiter que du mariage. Mais je sais par expérience que beaucoup ouvrent une agence en proposant également des anniversaires, des baby-shower…

Il est donc primordial de mettre en place une stratégie marketing propre à chacun de vos « départements ».

Pour concevoir et mettre en place une stratégie judicieuse, vous devrez avoir fait une analyse de vos forces et de vos faiblesses. Enfin.. celle s de votre entreprise, hein ? ! :p N’oubliez pas d’étudier votre environnement. Sinon, votre stratégie marketing ne rimerait à rien, et ne serait battiée que sur du vent.

Et enfin, une stratégie marketing se décline à travers le mix-marketing que vous avez établi plus tôt. OMG ^^ je crois que j’ai perdu tout le monde là, non ?

5/ Business Plan avec un expert-comptable

Alors pour cette partie… c’est clair.. je vais faire simple. Il en existe en téléchargement (des business-plan, pas des experts-comptables^^), plus ou moins bien faits.  Mais surtout, bien ou mal fait, ne vous aventurez jamais à tenter de le remplir seul. C’est im-pos-sible !

Dites vous bien que, si pour vous , il est évident que les futurs mariés doivent faire appel à une organisatrice de mariage, vous devez aussi faire appel à un expert comptable pour concevoir votre business plan. Choisissez-en un qui connaisse notre activité, le cas échéant qu’il la comprenne.

D’autant que cela se construit sur 3 ans. Un business plan contient toutes les données financières de votre entreprise. Votre chiffre d’affaires, vos charges variables, vos charges fixes, qui elles-mêmes ventileront votre BFR (Besoin en fonds de roulement).. et bien d’autres tableaux barbares…

Et pourtant ô combien nécessaire…

Voici un site plutôt sympa pour vous familiariser avec l’élaboration d’un business plan.

Et enfin, comment trouver l’expert-comptable le proche de chez vous ? Consultez l’ordre des experts comptables. C’est bête, mais choisissez-en un/une avec qui vous vous sentez à l’aise, qui a de l’humour. Je vous assure que les rendez-vous seront d’autant plus agréables que vous aurez une relation particulière toute la vie de votre entreprise. J’ai en essayé plusieurs. Aujourd’hui, j’ai à mes côtés une perle! Céline <3

6/ Plan média

Félicitations !! Vous avez passé avec brio et talent toutes les 5 étapes précédentes, avec beaucoup de fierté j’espère ?!!

Vous rendez-vous compte de tout le chemin que vous venez de parcourir ?

C’est l’heure de vous accorder un premier plaisir => mettre en place votre plan média. Bien entendu, vous l’avez déjà imaginé plus tôt, vous savez comment communiquer, auprès de qui et via quel média. Et bè viiii … Vous avez travaillé cela jusque là.

Vous faites partie de cette grande et magnifique famille de l’événementiel… Faites vous plaisir, soyez créatifs, inventifs.. Pensez à une seule chose : votre client et ses envies !

Rédigez des textes clairs et ciblés, variez les supports de communication, et en ces temps où chaque sous est important, « investissez intelligent ».

Quelques pistes de supports pour communiquer (je liste les supports pour vous informer, même si je pense que certains ne sont pas d’une utilité flagrante) :

• vos supports directs (carte de visites, flyers, affiches…)
• presse (articles, publicité)
• web: site, facebook (une page pro et une page fan), twitter, blog
• salons
• rencontres thématiques

7/ Chambre de Commerce pour l’inscription.

There we are !!! ( NDLR: nous y sommes!! ) .

Vous avez jusque là bien travaillé. Vous savez que votre projet est viable, vous vous engagez sur un marché serein qui n’est pas encore à maturité, vous êtes formé(e), vous avez travaillé avec un expert comptable votre business plan, vous avez peut-être maintenant obtenu un financement…

Que vous manque-t-il ? Votre numéro de Siren bien sur !!

Comment procéder ?

• Prendre rendez-vous avec la chambre de commerce dont votre (futur) siège social dépend. Pour trouver la votre, voici la liste des chambres de commerce. 
• Préparez votre rendez-vous. Pourquoi ? Qui mieux que vous pourra expliquer votre métier à quelqu’un qui ne connait rien du tout à cela ? personne. Par exemple, le choix de votre code NAF aussi appelé APE. Voici un lien pour vous aider à choisir celui sous lequel vous souhaiter être être enregistré. Attention, on ne vous laisse pas toujours le choix. Alors, hop hop hop : armez vous de votre plus joli sourire, dites vous que vous avez carrément bien bossé jusqu’à présent, alors que OUI, vous êtes en droit d’insister pour faire partie d’un catégorie qui vous correspond. Le saviez-vous ? de votre code NAF dépend votre convention collective, mais aussi les possibiltés d’affiliation fiscales, vos cotisations retraites…
• Le jour du rendez-vous : soyez détendu(e), mais j’ajouterai => sacralisé ce moment. C’est un accouchement qui s’opère ! Vous avez porté votre projet pendant des semaines, voire des mois, et là, avec quelques papiers et une personne en face de vous, vous allez pouvoir donner naissance à votre entreprise. La couveuse en moins ;) . Achetez vous une bouteille de champagne, et fêtez ce jour magique!

C’est partie… l’aventure peut commencer… Puisque vous avez suivi à la lettre ces 7 étapes, vous faites partie désormais de ces 15% de personnes seulement qui passent à l’acte : CRÉER SA PROPRE STRUCTURE => VOTRE AGENCE DE WEDDING PLANNER. je vous l’avais dit : vous êtes exceptionnel(le)(s) ! Toutes mes félicitations !

P.S: Pour moi, l’ouverture de mon agence, c’était fin 2008, et je m’en souviens comme si c’était hier… Et de vous relater ici ces étapes me procure beaucoup de plaisir ! Je vous souhaite le même bonheur après plusieurs années <3